|
Dersom saksbehandler mottar privat adressert eller direkte levert post, skal han/hun vurdere om dette er et dokument i en sak - en allerede eksisterende sak eller ny sak. Saksbehandler er ansvarlig for vurdering og eventuell registrering av e-post og annen post som kommer direkte til han/henne. Saksbehandler må selv vurdere om den mottatte posten er å anse som sakspost for kommunen. Dersom det er sakspost, registrerer saksbehandler denne i Elements. Arkivtjenesten står for den endelige journalføringen (sette journalstatus til J). Dersom saksbehandler er i tvil om hvordan en inngående e-post skal registreres, skal arkivtjenesten kontaktes for bistand. Eksisterende sak søkes fram og ny journalpost registreres automatisk. Opplysningene i journalposten skal kvalitetssikres av saksbehandler. Ved registrering av e-post er det spesielt viktig å forsikre seg om at journalposttittelen er meningsbærende for dokumentets innhold, og at avsenderopplysningene er informative. Journalstatus settes automatisk til S. Arkivtjenesten kontrollerer registreringen og endrer journalstatus til J. Dersom e-posten skal registreres som internt notat, settes journalstatus automatisk til R. Saksbehandler må endre journalstatus til F. Dersom e-posten er det første dokumentet i en ny sak, oppretter saksbehandler ny sak i Elements. Saksbehandler velger arkivdel i Elements. Hvis saksbehandler er i tvil om det eksisterer en sak eller ikke, skal han/hun kontakte arkivet for bistand. Slik gjør du det: Se KS Læring |