4.1.05 Utgående post

Brev, e-post (og faks) fra Notodden kommune skal sendes som offentlig dokument og være basert på de maler som til enhver tid gjelder for bruk av sak-/arkivsystemet. Opplysninger unntatt offentlighet skal aldri sendes med faks eller e-post.
Dersom en utgående SMS inneholder arkivverdige opplysninger, skal innholdet registreres i sak/arkivsystemet.

All utgående post skal registreres og produseres i sak-/arkivsystemet eller i et fagsystem med arkivfunksjon.

Administrativt delegasjonsreglement beskriver hvem som har myndighet til å signere/godkjenne.
Dette reglementet er til revisjon i ledergruppa etter at man tok i bruk elektronisk godkjenning ved innføring av nytt fullelektronisk sak/arkivsystem Elements

Ny sak ved oppretting av utgående dokument eller notat

Dersom sak ikke finnes fra før, skal det opprettes ny sak

saken knyttes til riktig arkivdel
saken skal påføres arkivkode
saken skal offentlighetsvurderes

Rutine og brukerveiledning for registrering av saker i sak-arkivsystemet skal følges

Svare på journalpost / opprette utgående brev / opprette notat i eksisterende sak

Saksbehandler skal journalføre egne utgående brev, faks og epost. Brukerveiledning for de ulike funksjonene i systemet skal følges. Saksbehandler skal

føre på fullstendige og riktige journalopplysninger i journalpost og dokument
føre på mottaker og kopimottakere
føre på dokumenttype (U, N, X)
utføre offentlighetsvurdering og påføre lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Om en er usikker på korrekt offentlighetsvurdering skal en ta kontakt med nærmeste leder.

Inntil dokumentet er klart for ekspedering/utsendelse skal journalposten ha status R (Reservert).

Når dokumentet er ferdig til ekspedering/utsendelse skal journalposten ha status F (Ferdigstilt).

Saksbehandler er ansvarlig for oversendelse av journalpost til godkjenning hos leder eller sidemann der dette er påkrevd.

Saksbehandler skal påse at det kun ligger en versjon av dokumentet i arkivsaken. Eventuelle andre ugyldige versjoner skal slettes.

Elektronisk godkjenning

Leder eller den som er tillagt slik myndighet har ansvar for å

godkjenne tilsendte journalposter elektronisk
sette inn elektronisk signatur ved elektronisk godkjenning

Ekspedering

Utgående post sendes via SvarUt.

Journalføring

Utgående dokumenter journalføres av arkivtjenesten / sekretær ved de virksomheter som har eget fagsystem

Kvalitetssjekk av registreringene før journalføring: