4.1.04 Inngående post - arkivtjenesten - stempling - journalføring - skanning - oppbevaring av papirdokumenter etter skanning

Poståpning og sortering

All post til kommunen leveres kommunens sentrale postmottak.

Elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. Epost skal leveres til kommunens sentrale adresse for epost: postmottak@notodden.kommune.no

Personlig adressert post, dvs. når personnavn nevnes før navnet til den kommunale enheten, skal leveres uåpnet til rette vedkommende - dersom det ikke er gjort skriftlig avtale om annet. Mottaker av personlig adressert post som skal journalføres som saksdokument plikter straks å sørge for at denne straks registreres i sak/arkivsystemet. Dette gjelder også for SMS (og evnt. telefax). Mottaker av epost som skal journalføres plikter å vurdere om dette er arkivverdig dokument - ta kontakt med postmottaket hvis tvil.

Offentlige høringer journalføres.
Fordeles til rådmannen når det gjelder overordnede høringer - eller kommunalsjef med rådmann som kopimottaker dersom høringen går direkte på fagområde.

Arkivuverdig post er informasjonspost som ikke blir gjenstand for saksbehandling. Denne skal skilles ut fra arkivverdig post. Som informasjonspost regner vi trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling. Uadressert reklame kastes. Adressert reklame videresendes rett avdeling.

Stempling

Papirpost stemples med mottatt-dato og eventuelt rødt stempel for gradering med henvisning til lovhjemmel.

Journalføring

Arkivtjenesten / sekretær ved de virksomheter som har eget fagsystemer ansvarlig for registrering av sakspost mottatt til sentralt postmottak. Nye saker opprettes ved behov og etter prinsippet 1 sak pr hendelse.
Alle dokumenter skal registreres før de går til saksbehandling. Dette gjelder også hastesaker.
Ny saker fordeles til ledere.

Arkivtjenesten / sekretær ved de virksomheter som har eget fagsystem kvalitetssikrer og journalfører sakspost registrert av saksbehandlere.
Korrigeringer tilbakemeldes fortløpende til saksbehandler.

Kvalitetssjekk av registreringene før journalføring:

• ny sak til leder
• ny journalpost i eksisterende sak til saksansvarlig
• kopimottakere
• riktig avsender/mottaker - spesielt e-poster:
  • vær spesielt OBS når en privatperson sender fra sin jobbmail
  • vær spesielt OBS når e-posten er på vegne av en virksomhet, men sendes fra saksbehandlere jobbmail der personnavnet kommer som avsender/mottaker
  • "SV:", "VS:" o.l. i emnefeltet i e-poster skal slettes, og tittel skal vurderes/redigeres
• skriveregler - forklarende saks-/journalpost-/dokumentbeskrivelse
• arkivdel - arkivkode stemmer overens med arkivdel
• tilgangskode - lovhjemmel
• sakstype / mappetype
• definering av hoveddokument - riktig hoveddokument - spesielt når dokumenter er mottatt på epost der hoveddokument og vedlegg ikke alltid ligger i riktig rekkefølge
• betegnelse på vedlegg - vedlegg i riktig rekkefølge
• kvalitet på det elektroniske dokumentet
• er journalposten komplett med aktuelle vedlegg? - gjelder både inngående og utgående

Dokumenter konverteres automatisk til PDF/A ved journalføring.

Brevpost (papirpost) og elektronisk post

Post mottatt på papir stemples med mottatt dato og evnt. stempel for gradering.

Papirpost skal legges i bunker med skilleark for dato og oppbevares i minst 3 måneder. Papirdokumentene skal makuleres på forsvarlig måte.

Arkivtjenesten / sekretær ved de virksomheter som har eget fagsystem registrerer nye journalposter med nødvendige journalopplysninger og knytter disse til riktig sak. Arkivtjenesten påfører også koder for gradering og skjerming for forhåndsklassering i journalen. Generelle saksdokumentene klasseres etter K-koder - i tillegg benyttes objektarkiv/-koder.

Nye saker fordeles til leder - nye dokumenter i eksisterende saker fordeles til saksansvarlig.

Skanning

Når papirposten er stemplet med mottatt dato skal dokumentene umiddelbart skannes.

I forbindelse med skanning kontrolleres følgende:

• at alle mottatte dokumenter er skannet
• at alle sider i hvert dokument er tatt med
• at blanke sider er fjernet
• at samtlige sider er snudd i leseretning
• at skanningen er kvalitetsmessig god nok
• at det skannede dokument tilsvarer opplysningene i sak/arkivsystemet

Når alle journalposter er registrert, skannet og kontrollert skal journalposten få status J=Journalført.

Arkivlegging

Papirpost skannes og legges deretter i bunke fortløpende for midlertidig oppbevaring.
NB: egen bunke for graderte dokumenter i avlåst skap!

Postfordeling og kvalitetssikring

Leder/saksfordeler eller andre med tilsvarende rolle har ansvar for daglig kvalitetskontroll av mottatt post til sitt ansvarsområde. Vedkommende skal

• kontrollere at saksopplysninger og journalopplysninger er riktige
• kontrollere forhåndsvurdering av offentlighet som er utført av postmottaket. Dette innebærer å kontrollere at riktig tilgangskode og hjemmel er påført, samt at nødvendig skjerming er utført - sjekk om vi skal ha dette punktet - ref at postmottaket skal kvalitetssikre!!

Saksbehandler skal kontrollere

• at dokumentene/journalpostene er knyttet til riktig sak
• forhåndsvurdering av offentlighet og eventuell skjerming av saks- og journal-opplysninger

Leder/saksfordeler/saksbehandler gir tilbakemelding til sentralarkivet dersom det må gjøres endringer i journalen.