Glemt Passord?

Arkivering av e-post i ESA

Arkiv Plugin er en funksjon for å lagre e-poster fra outlook (eller andre lagrede word-/excelfiler) i ESA.

  • Marker aktuell e-post
  • Velg fanen for «ESA»
  • Velg «Arkiver»

 

Påloggingsboks kommer opp. Velg ProdAK i nedtrekksmenyen og logg inn med ditt ESA brukernavn og passord.

1)    Arkivere i eksisterende sak

E-posten kan arkiveres som en ny journalpost i en eksisterende sak, i en eksisterende journalpost eller i en ny sak.

I fane "sak":

  • Skriv inn saksnummer. Klikk på den grønne «oppfriskningsknappen» – da kommer navnet på saken opp og du vet du arkiverer i riktig sak
  • Dersom du ikke kjenner saksnummeret, kan du klikke «Søk» og søke fram saken ut fra ulike søkeverdier. 

Fane JOURNAL:

  • Fyll ut feltene Journalart/type. Hvis det er et inngående dokument skal det være I-inngående. Velg rett type fra nedtrekksmenyen ut fra hvilket dokument det er; inngående, utgående, notat mv
  • I felt Status skal det stå S-Midlertidig journalført av saksbehandler dersom det er saksbehandler som legger inn. Hvis arkivet legger inn skal det stå J-Journalført av arkivet (velg fra nedtrekksmenyen)
  • Sjekk at dato for Datert og Mottatt er korrekt
  • Tittelfelt. Her fylles ut korrekt tittel på journalposten (Velg denne med omhu – husk at vi skal kunne søke på den i ettertid)

 

Fane GRADERING:

Fylles ut dersom dokumentet skal graderes

 

Fane AVS/MOTT:

  • Her fyller du ut med riktig avsender. Marker avsender og klikk «Endre» for å legge inn riktig data. Dersom du er usikker på adressen/ikke kjenner adressen der og da, kan du lagre med de opplysningene du har. Når e-posten er arkivert kan du gå inn i journalposten i ESA, på fane Avsender/mottaker, og endre informasjon på avsender fra «Suppler fra off. register».
  • Fjern alle avsendere som ikke er relevant.
  • Fyll inn riktig mottaker og eventuelle kopimottakere. Bruk knappene Ny, Endre og Slett ved behov

  

Viktig – viktig – viktig:

HOVEDDOKUMENT OG VEDLEGG:

  • I feltet for Hoveddokument skal du velge det som skal være hoveddokument i ESA. Klikk på nedtrekkspila og velg hvilket dokument som skal være hoveddokument ved å klikke på dokumentet.
  • I feltet for Vedlegg må du hake av for de dokumentene som skal følge med som vedlegg i ESA. De som ikke skal være med, må du fjerne haken på. Ta alltid hake på vedlegg med tekst «image» og «oledata» og lignende. Dette er dokument som ikke har arkivverdig innhold.
  • Velg deretter «Arkiver»
  • Velg deretter «Arkiver og Lukk»

Du vil deretter motta en melding om at e-posten er blitt lagt inn i ESA. E-posten blir merket med grønn fane når den er arkivert i ESA. Når du har sjekket at den er kommet inn i ESA, kan e-posten slettes i outlook.

 

2)    Arkivere i Ny sak

 

Det er også mulig å arkivere e-post i ny sak. Da oppretter du ny sak samtidig som du arkiverer journalposten, noen felter fylles automatisk ut.  Du må så gå gjennom alle fanene og legge inn rett informasjon. Det er en del flere faner å gå gjennom  enn når du arkiverer e-post «I eksisterende sak».

Dersom du ikke føler deg trygg på hva som skal stå av informasjon, må du kontakte superbrukerne av ESA/arkivet, eller så anbefaler jeg at du først oppretter sak i ESA og så går og arkiverer e-posten «I eksisterende sak».