FormålRutinen skal gi en felles fremgangsmåte for behandling av innsynskrav og en felles forståelse av premissene for innvilgelse av innsyn. Forespørsler om innsyn skal avgjøres uten ugunnet opphold, jf. Offentleglova §29, første ledd. Det betyr så snart som praktisk mulig, sykdom og fravær er ikke tilstrekkelig grunn til utsettelse. Dersom innsynskravet ikke er besvart innen fem virkedager regnes det som et avslag, og kan påklages til fylkesmannen. Det er viktig å merke seg at det ikke skal gis innsyn i dokumenter som ikke er ekspedert/ikke er ferdigstillt (under arbeid) i ESA . Omfang/VirkeområdeOffentleglova stiller krav til at kommunen skal føre en offentlig journal etter reglene i Forskrift om offentlege arkiv (heretter omtalt som arkivforskriften), dvs. journalføre saksdokumenter som er mottatt inn til eller sendt ut av organet, som er gjenstand for saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon. I tillegg skal kommunen behandle krav om innsyn konkret, selvstendig og uten ugrunnet opphold, ikke forskjellsbehandle i sammenliknbare saker eller gi enkelte aktører enerett til informasjon, og samtidig sørge for å bevare taushet om opplysninger som er taushetsbelagt i lov eller i medhold av lov. AnsvarArkivet mottar de fleste innsynsbegjæringer elektronisk via innsynsløsning på www.alstahaug.kommune.no. Dersom saksbehandler mottar innsynsbegjæring direkte skal denne oversendes arkivet for behandling. Arkivet skal konferere med saksbehandler dersom det er tvil om hvorvidt det skal gis helt eller delvis innsyn. Aktivitet/beskrivelseAllmenhetens rett til innsyn i saksdokumenterOffentleglova setter klare krav til hvilke innsynsrettigheter offentligheten har i forvaltningsorganenes dokumenter. Alle saksdokumenter som kommer inn til eller blir framlagt for et offentlig organ, eller dokumenter som organet selv har opprettet, er offentlige og åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift. Inngangsporten til saksdokumentene er organets postjournal. Offentlig postjournal for Alstahaug kommunes sentraladministrasjon publiseres digitalt på www.alstahaug.kommune.no. Av kvalitetssikringshensyn er det lagt inn en dags forsinkelse fra postlisten er produsert til den offentliggjøres på nettet. Loven skiller mellom å unnta hele dokumenter og adgang til å unnta opplysninger fra offentlighet. Saksdokumenter eller opplysninger som er unntatt offentlighet skal vurderes med henblikk på offentlighet hver gang noen ønsker innsyn. Når det er anledning til å gjøre unntak fra innsyn basert på hjemmel i lov eller forskrift, skal kommunen likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn, jf. prinsippet om meroffentlighet: Innsyn bør gis dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak, jf. Offentleglova § 11. Krav om innsyn i saksdokumenter, journaler og andre registre kan fremmes skriftlig eller muntlig, men det er ønskelig at man benytter seg av innsynsløsningen på www.alstahaug.kommune.no. Innsynskrav må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Innsynskrav for en ubestemt periode eller en ubestemt rekke saker vil bli avvist. Innsynskrav, avslag på innsynskrav og oversendelse av klage på avslag på innsynskrav til fylkesmannen skal journalføres i en egen samlesak i ESA, og det opprettes ny samlesak for hvert år. Behandling av krav om innsynInnsynskrav skal behandles "uten ugrunnet opphold". Det vil si at et innsynskrav skal være behandlet senest innen 5 virkedager etter at kravet er mottatt. Dersom vedkommende som har framsatt kravet ikke har fått svar innen fem virkedager er dette å anse som et avslag etter Offentleglova § 32 andre ledd. Det kan være nødvendig å gi et midlertidig svar til den som har bedt om innsyn dersom man ser at fristen ikke kan overholdes. Midlertidige svar skal journalføres i sak-arkivsystemet. Et eventuelt avslag på innsynskravet skal være skriftlig og begrunnet med lovhjemmel for avslaget, samt ledd, bokstav eller nummer. Dersom Offentleglova § 13 er grunnlag for avslaget skal det også henvises til hvilken lovhjemmel som pålegger taushetsplikt. Dersom avslaget er bygget på forskrift må det opplyses om dette, og hvilke punkter som er lagt til grunn. Avslaget skal også opplyse om klageadgang og klagefrist. Den som har begjært innsyn og fått avslag kan innen tre uker etter å ha mottatt avslaget, kreve en nærmere begrunnelse, jf. Offentleglova § 31, andre ledd. Forvaltningsorganet skal da gi en slik begrunnelse snarest mulig og senest innen ti arbeidsdager. Viktige paragrafer å være obs på§ 8: Hovedregel om gratis innsyn § 11: Merinnsyn § 13 - 27: Unntak fra innsynsretten § 28: Innsynskravet § 32: Klage |