Oppbevaring av regnskapsmateriale

Regnskapsmateriale

Relaterte kilder

Avtaler - 3,5 år

Avtaler, med unntak av avtaler av mindre betydning, skal oppbevare i tre år og seks måneder, se bfl. § 13 første ledd nr. 5, jf. § 13 annet ledd annet punktum.

Balansen - 5 år

Relaterte kilder

Dokumentasjon av balansen (for eksempel kontoutdrag fra bank, kassetelling, varetellingslister). Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første leddnr. 3, jf. bfl. § 13 annet ledd, første punktum. For dokumentasjon av balansen, se også bokføringsforskriften kapittel 6.

Bokettersyn - mer enn 5 år

Skattebetalingsloven
I forbindelse med kontroll fra Skattekontoret kan arbeidsgivere og andre som plikter å foreta forskuddstrekk og utleggstrekk pålegges å oppbevare regnskapsmateriale etter bfl. § 13 første ledd (nr. 1 til 4) i mer enn fem år etter regnskapsårets slutt, se skattebetalingsloven § 5-13 c nr. 1. Til hvem pålegget rettes er regulert i sktbl. § 5-13 c nr. 2.

Skatteforvaltningsloven
Ved særskilt pålegg om oppbevaring av regnskapsmateriale, Hjemmel: skatteforvaltningsloven § 11-2 og § 11-3 (1)

Bokføringsjournal - 5 år

Bokføringsspesifikasjon. Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Bokførte og slettede opplysninger - 5 år

Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger (for eksempel bilag og kassaruller). Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 3, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning skal oppbevares i 3,5 år, se bfl. § 13 første ledd nr. 6, jf. § 13 annet ledd annet punktum.

Fast eiendom m/justeringsforpliktelse - 10 år

Dokumentasjon av kjøp av fast eiendom som har vært gjenstand for ny-, på- eller ombygging der inngående merverdiavgift på kostnadene ved dette utgjør minst 100 000 kr (justering).
Hjemmel: bff. § 7-3 (4), jf. mval. § 9-1 (2) bokstav b

Fast eiendom, tilbakeføringsplikt - 10 år

Overføring av tilbakeføringsplikten ved salg mv. av fast eiendom før fullføring
Skriftlig, underskrevet avtale om overføring av tilbakeføringsplikten etter fmva. § 9-7-2, skal oppbevares i ti år etter overtakelsesåret se fmva. § 9-7-2 (5).

Hovedbok - 5 år

Kontospesifikasjon. Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Justeringsplikt, overføring - 5 år

Overføring av justeringsplikten
Justeringsavtale som nevnt i fmva. § 9-3-3, skal oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden.
Hjemmel: fmva. § 9-3-3 (5)

Justeringsrett, overføring - 5 år

Overføring av justeringsretten
Skriftlig underskrevet oppstilling som nevnt i fmva. § 9-3-5, skal oppbevares av både overdrageren og mottakeren i fem år etter siste år i justeringsperioden.
Hjemmel: fmva. § 9-3-5 (3)

Kapitalvarer, anskaffelse og fremstilling - 5 år

Oppstilling som viser anskaffelse og fremstilling av kapitalvarer som nevnt i mval. § 9-1 (2), skal oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden. Se krav til oppstillingen i fmva. § 9-1-2 (1) og (2).
Hjemmel: fmva. § 9-1-2 (3)

Kjøper utsteder salgsdok. - 3,5 år

Hvis kjøper utsteder salgsdokumentasjon
Kjøpers dokumentasjon som underbygger salgsdokumentets innhold.
Hjemmel: bff. § 5-2-1 tredje ledd bokstav a

Kundereskontro og leverandørreskontro - 5 år

Kundespesifikasjon og leverandørspesifikasjon skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

MVA spesifikasjon - 5 år

Spesifikasjon av merverdiavgift. Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 2, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

NB! Tollforskriften krever at tolldeklarasjonen og grunnlagsdokumentene til denne i forbindelse med inngående merverdiavgift ved innførsel av varer, skal oppbevares lengre enn det som følger av det generelle kravet til oppbevaringstid i bokføringsloven, se her.

Prisoversikt - 3,5 år

Prisoversikter som kreves utarbeidet i følge lov eller forskrift
Hjemmel: bfl. § 13 første ledd nr. 8, jf. § 13 annet ledd annet punktum

Årsregnskap og årsberetning - 5 år

Årsregnskap, årsberetning, annen pliktig regnskapsrapportering og revisjonsberetning skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 1, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Regnskapssystem o.l.

Kontrollsporet - 5 år

Dokumentasjon av kontrollsporet. Skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt, se bfl. § 13 første ledd nr. 3, jf. § 13 annet ledd, første punktum.

Regnskapssystemets lukkesikring - 5 år

Beskrivelse av regnskapssystemets funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder, herunder hvordan lukkingen gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger skal oppbevares i 5 år, jf. bff. § 7-6 annet ledd.

Sikkerhetskopiert regnskapsmateriale - 5 år

Fortegnelse over sikkerhetskopiert regnskapsmateriale skal oppbevares i 5 år, se bff. § 7-2.

Frakt og toll

Tolldeklarasjon og grunnlagsdokumenter innførsel varer - 10 år

Oppbevaring av tolldeklarasjonen og grunnlagsdokumentene til denne skal oppbevares i ti år fra utgangen av det året deklarasjonen ble mottatt av tollmyndighetene. Med grunnlagsdokumenter menes alle dokumenter som er utstedt i forbindelse med innførsel av varen, jf. tollforskriften § 4-20-2. Dette kan være faktura, fraktbrev, særskilte tillatelser mv. Tollforskriften krever dermed at slike tolldeklarasjoner mv. skal oppbevares lengre enn det som følger av det generelle kravet til oppbevaringstid i bokføringsloven.

Tollforskriften § 4-12-1 tredje ledd.