|
NB!!! utkast må oppdateres til dagens situasjon Viss journalen- og arkivsystemet er utilgjengeleg for eit lengre tidsrom, skal arkivet setje i verk naudprosedyre som framstilt nedanfor.
Føring av mellombels journal
Arkivet fører ein mellombels papirjournal over inn- og utgåande dokument som inneheld opplysningar i høve til arkivlova § 2-7. Skjema for mellombels journalføring
finst på postrom og arkivplan.no.
Behandling av innkomne og interne dokument
Arkivet registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i den mellombelse papirjournalen. Deretter vert det teke kopi av originaldokumentet. Originalen vert
lagra hjå arkivet inntil naudprosedyre er avslutta og dokumentet kan registrerast i WebSak. Kopiane vert påført påskrifta "Ikkje skanna og reg”. Kopiane vert så fordelte
til leiaren/saksbehandlaren.
Når systemet igjen er tilgjengeleg, vert originaldokumenta registrerte i WebSak på grunnlag av den mellombelse journalen. Dokumentet vert påført saks- og
dokumentnummer frå WebSak og avdeling/kontor/saksbehandlar frå den mellombelse journalen. Dokumenta vert skanna og fordelte til
leiaren/saksbehandlaren. Saksbehandlaren kasserer kopiane. Er det påført merknader, må dei leggjast inn i WebSak under merknader til journalposten.
Behandling av utgåande dokument
Saksbehandlaren produserer dokumenta i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller anna høveleg system.
Arkivkopi av det utgåande dokumentet sendes til arkivet via e-post eller på papir. Arkivet journalfører dei utgåande dokumenta i den førebelse journalen.
Når systemet igjen er tilgjengeleg, registrerer arkivet utgåande dokument i WebSak på grunnlag tilsendt e-post eller papirkopi og registreringane i den førebelse
papirjournalen. Dokumenta vert knytte til det elektronisk arkivet ved å arkivere dei elektroniske filene. |