Skrivereglar for bruk i Acos WebSak fokus og basis

Det skrivne ord er ein viktig del av vårt ansikt ut. Den som mottek skriftleg informasjon frå kommunen, anten i form av eit brev, ei brosjyre eller eit anna dokument, dannar seg ei oppfatning av kommunen på dette grunnlag.  Difor er det nødvendig med like skrivereglar for kommunetilsette.  Det kan hjelpe oss til å gje publikum eit klart og ryddig bilde av ein kommune som er korrekt og konsekvent i sin kontakt med omverda.

Øygarden kommune skal stå fram likt i sine malar.Dette notatet er meint som ei rettleiing i korleis kommunen sitt skrivne og trykte produkt skal vera når det gjeld språk, redigering og utsjånad.Ei einskapleg line når det gjeld det skrivne ord og dokument gjev korrekt og tiltalande inntrykk på mottakarane. Dei retningsliner som vert sett skal følgjast. Då medverkar du til å gje våre brev og det skrivne dokument ei einskapleg utsjånad og til å gjera kontorarbeidet lettare for oss alle.

Layout/utfylling av registreringsbilde

Alle registreringsbilde skal  fyllas ut med små bokstaver (stor bokstav ved start og etter punktum), og vert overført likt til mal i Microsoft Word.

Skrifttypar

Alle registreringsbilder og malar i WebSak har førehandsdefinert skrifttype og storleik.  Desse skal ikkje endrast. Skrifttype Times New Roman og font 12 skal nyttast i Øygarden kommune

Sakstittel

Sakstittelen skal vera dekkande for alle komande dokument i saka, og beskrive saka så godt som mogeleg. Den skal gje meining og skilje saka frå andre saker. Det er viktig ved journalføring at ein tenkjer på kva opplysningar det kan vera aktuelt å søkje på ved seinare høve.

Kor – kva er hovudregel, der det ikkje er naturleg med kor, blir det berre kva.

D.v.s. kor = gnr/bnr, kva  = kva det gjeld t.d. tiltak naust

Sakstittel skal beskriva saksinnhaldet så godt som råd

Ved saker som er unnateke offentlegheit skal tittelen være nøytral, det vil seie at tittelen ikkje skal spegla opplysningar som ikkje er offentlege

sakstittel 1 kor-kva (utgangspunktet ikkje innehalde namn)

sakstittel 2 kan nyttast til namn, fødselsdato.

Dato i sakstittel skal skrivast inn t.d. 21.11.2016

Reglar for oppretting av arkivsak i ulike arkivdelar i WebSak

Journalpost/dokumenttittel

Dokumenttittel skal i korte trekk skildra brevinnhaldet, den skal vera slik at den lett identifiserer dokumentet, og  for å skilje dokumenta i arkivsaka frå kvarandre.

Her følgjer same prinsipp som sakstittel kor – kva, men skal beskrive innhaldet i brevet.

Døme:

Informasjon om... Orientering om....

Anbefaling om... forslag til.... søknad om .....tilbod på ...

Vedtak om ... innkalling til... pålegg om....

Svar på.... førespurnad om ... merknad til ....

Gnr/bnr – Søknad om byggeløyve

Ved overføring av e-post skal «FW/SV» fjernast frå dokumenttittel.

Avsendar/mottakar

Alle avsendarar og mottakarar skal registrerast inn slik namnet er.

Namneformat døme: Ola Nordmann

Firmanamn skrivas inn slik som det er (ikkje forkorting). Døme: Acos AS

Att: Skal skrivas i feltet att. døme: Ola Nordmann

Skriv inn postadressa og ikkje besøksadressa.

Apposisjonar - AS, Inc, IKS o.l. er ein del av firmanamnet og skal vere med.

Vedlegg

Skal ha ein kort eigen tittel som beskriv vedlegget.

Språk

Sakstittel og journalposttittel skal skrivast på nynorsk. Utanlandske tekstar skal skrivast over til nynorsk. Alle stadnamn skal skrivast etter norske skrivereglar (f.eks. København, ikkje Copenhagen).  Skrivereglane er viktig for søk i databasen.

Forkortingar

Hovudregel:

Bruk ikkje forkortingar når det ikkje er nødvendig. Forkort aldri om det kan føre til tvil eller mistyding. 

Forkortingar som kan brukast:

adr.                  - adresse
bl.a.                 - blant anna, blant andre
bnr.                  - bruksnummer 
ca.                   - cirka
cm                   - centimeter
d.d.                  - dags dato
dm                   - desimeter
d.m.                 - denne månad
d.s.                  - det/den/dei same
då.                   - dette år
edb/EDB         - elektronisk databehandling
døme               - eksempel, eksemplar
e.l.                   - eller liknande
etc.                  - et cetera, og så vidare
t.d.                   - til dømes
f.o.m.               - frå og med
f.t.                    - for tida
f.å.                   - førre år
gnr.                  - gardsnummer
inkl.                 - inklusiv
jnr.                   - journalnummer
kr                    - krone(er)
lnr.                   - løpenummer
m                     - meter
mfl.                  - med fleire
m.m.                - med meir
mv.                  - med vidare
nr.                    - nummer
off.                   - offentleg, offisiell
o.l.                   - og liknande 
osv.                 - og så vidare
ref.                   - referanse, referert
sign.                 - signatur, signert                                 
tlf.                    - telefon
t.o.m.               - til og med
vedk.               - vedkjem

Jf.                    - jamfør

Kode politiske parti/grupper

AP       - Arbeidarpartiet

H         – Høgre

SV       – Sosialistisk venstreparti

SP       – Senterpartiet

KRF    – Kristelig folkeparti

FrP      - Framstegspartiet