Rutine for posthandsaming, journalføring og skanning

INTERN POST

Kvar eining har eige posthylle hjå sentralarkiv på rådhuset. Post skal hentas her kvar dag. Post til frankering og post internt i kommunen leverast i eigne postlukar. Sentralarkiv har ansvar for sortering.

EKSTERN POST

Postbodet leverar og hentar ferdig frankert post på rådhuset. Er ikkje post henta innan kl 14.30, må frankert post leverast på post i butikk på Spar Rong.

Postbodet brukar postluke i postkasseanlegget både for levering og henting.

FAKS

Det er plassert ein faks på servicetorget og ein på postrom til sentralarkiv. Servicetorget er ansvarleg for å bringe arkivverdig telefaks til sentralarkivet for journalføring.

Faks skal handsamast som vanleg brev.

ELEKTRONISK POSTMOTTAK

Sentralarkivet er ansvarleg for å handsama e-post som er motteke i kommunens elektroniske postmottak.

Sakshandsamar er ansvarleg for at elektronisk post som er arkivverdig, vert sendt vidare til postmottak for journalføring.

E-post skal handsamast som vanleg brev.

ELEKTRONISK MOTTAK AV SØKNADER

I modulen Acos WebSak skjemamottak, hentar ein fram alle elektroniske søknader. For eksempel søknad på ledige stillingar, søknad om barnehageplass, søknad om tilskot til kultur.

Sentralarkiv er ansvarleg for å journalføre desse i websak.

Elektronisk søknad skal handsamast som vanleg brev.

POSTMOTTAK, OPNING OG SORTERING

All post skal stemplast med datostempel.

Personleg adressert post skal leverast uopna til vedkommande om det ikkje er gitt fullmakt til opning av personleg adressert post. Sakshandsamar er ansvarleg for å levere dokumenta til journalføring om det viser seg å vera arkivverdig. Ei oversikt over dei som har levert fullmakt, er hengt opp på postrommet.

Anbod – Ytre konvolutt vert påført dato og klokkeslett for levering. Arkivet opprettar ein mellombels journalpost, og skriv på merknad kven anbodet fysisk er levert til. Deretter vert anbodet levert uopna til anbodsinnbydar. Etter opning skal anbodet leverast tilbake til sentralarkivet, som då ferdigstiller journalposten . (sjå eigen rutine)

Innkomen post vert delt mellom reklame og post til føring.

All arkivverdig post vert journalført og teke vare på for ettertida. Som arkivverdig post reknar ein post som vert gjenstand for sakshandsaming (saksdokument etter offentlegheitslova) og anna post som inneheld vesentleg dokumentasjon.

Post som ikkje er arkivverdig vert ført samla i arkivsak kalla GENERELLE INFORMASJONSSKRIV TIL KOMMUNEN. Dette for at alle kan finna informasjon som er komen til kommunen. Dette er post som vert kassert ved periodisering.

Reklame, aviser og blader vert fordelt i postkasseanlegget.

Rekningar, timelister, sjukmelding, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse skal gå direkte til rette eining utan journalføring.

Feilsendt post skal sendast i retur eller leverast til rette vedkommande.

Arkivverdig post journalførast i følgjande datasystem;

STEMPLING, JOURNALFØRING OG SKANNING I WEBSAK

Sentralarkivet skal sjå til at inngåande brev inneheld dei vedlegg som det eventuelt er vist til. Manglar vedlegga, skal sentralarkivet skrive ein merknad på journalposten i WebSak.

Arkivverdige dokument som skal journalførast skal markerast med eit godkjent stempel som identifiserer dokumentet og knyter det til journalen i WebSak.

Dokumenta skal deretter journalførast med følgjande journalopplysningar;

• Dato
• Arkivsaknummer og journalpostnummer (sentralarkivet skal kontrollera om dokumenta tilhøyrer ei eksisterande arkivsak og eventuelt knyte det til den. Er det ikkje noko arkivsak frå før, skal sentralarkivet opprette ein ny arkivsak)
• Avsendar/Mottakar (om e-post adresse er oppgitt skal denne også førast)
• Brevdato
• Tilgang (Tilgangskode, avskjermingskode og heimel for graderinga)
• Sakshandsamar
• Arkivkode (K-kodar)
• Objektkode (Namn, GNR/BNR)
• Avsendars referanse
• Journalstatus M (midlertidig, journalstatus endrast til J etter skanning)

Skanning

Etter at dokumenta er journalført i sak/arkivsystemet WebSak kan det knytast ulike typar elektroniske filer til journalposten. Skanning utførast for ein og ein journalpost, bunkeskanning er ikkje mogleg. Felles skannestasjon på sentralarkivet er plassert på postrom. Brukarnamn er SARK.

Prosedyre for skanning ligg ved skannar.

Viktig med nøyaktigheit og kvalitetssikring av dokumenta. Dokumenta må vera komplette, leselege og i fargar. Programmets moglegheit for rotering av bilde, nedskjering av bilde skal nyttast.

Journalstatus på journalposten endrast til J etter at skanna dokument er knytt til journalposten.

Det viste elementet har ingen underelementer.