Kvalitetssikring av journalen

Sentralarkivet skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet.

Sentralarkivet har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar.

Til arkivering og postliste

Sentralarkivet skal dagleg kontrollera postlista. Søke fram alle dokument med status J (journalført) på den aktuelle daga.

Sentralarkivet skal sjå til

at offentleg vurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
at saka er knytt til rett arkivdel
at journalposten er knytt til rett sak
at rett arkivkode er sett på saka

Når postlista er kontrollert og godkjent, vert den offentlege journal publisert på Øygarden kommune si heimeside.

Kontroll med eigenproduserte dokument

Sentralarkiv skal kvar dag utføre søk på journalposter,av dokument type X (intern korrespondanse utan oppfølging, U (utgåande) og N (intern korrespondanse med oppfølging), med status F (ferdig).

Sentralarkiv skal sjå til

at offentleg vurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar.
at journalpost er knytt til rett arkivsak.
alle dokument skal sentralarkivet kontrollere journalopplysningane mot den elektroniske kopi, brevdato i journal skal være lik brevdato på elektronisk dokument.
journalpoststatus endrast til J.

For fagsystem som ikkje er fullektronisk, vert dokumenta kontrollert og journalført når arkiv har motteke ein papirkopi.

Kontroll med reserverte saker

Sentralarkiv skal kvar dag utføre søk (predefinerte søk) på arkivsaker med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Sentralarkiv skal sjå til

at offentleg vurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
at saka er knytt til rett arkivdel
at rett arkivkode er sett på saka
endre status til B (under behandling)

Sentralarkiv skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte tomme saker

Kontroll med reserverte journalpostar (konsept)

Sentralarkiv skal kvar måned utføre søk på journalpostar eldre enn 2 månader med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa.

Sentralarkiv skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange uaktuelle reserverte dokument

Kontroll med Inngåande dokument med status S

Inngåande dokument med status S, er e-post importert inn i WebSak av sakshandsamer.

Sentralarkiv skal kvar dag utføre søk på journalposter,av dokument type med status S (Registrert i første hånd eller ajourført av sakshandsamerr/leiar)