|
Om kommunen får brev med ynskje om innsyn, må det fyrst vurderast kva for reglar som gjeld den konkrete saka. Dei generelle reglane om innsyn står i offentleglova. Men særlovgjevinga inneheld ofte supplerande reglar som går framom dei generelle reglane. Hovudregel Alle har i følgje offentleglova rett til å krevja innsyn i saksdokument, journalar og andre registre (offentleglova § 3). Innsyn kan krevjast munnleg eller skriftleg (offentleglova § 28). Midt-Telemark kommune skal journalføre alle krav om innsyn. Krav om innsyn skal journalførast på sakshandsamar for det aktuelle fagfeltet som innsynskravet gjelder. Arkivleiar eller arkivkonsulent kan saman med sakshandsamar for den aktuelle saka, handsama krav om innsyn. Unntak Enkelte dokument vil vera unnateke frå offentleg innsyn. Det kan eksempelvis dreia seg om interne dokument, eller dokument som inneheld sensitive opplysningar. Dokument som er fritekne frå innsyn må ha heimel i lov eller forskrift med heimel i lov (offentleglova § 3) Dokument som er unnateke offentleg innsyn vert vist i postjournalane med markeringa §. Dei som ynskjer innsyn i eit dokument som er unnateke frå offentleg innsyn, skriv ein søknad og sender den til Midt-Telemark kommune. Krav om innsyn i saker/dokument som ikkje er offentleg skal journalførast i den arkivsaka det gjeld. Blir kravet om innsyn avslått, kan vedtak klagast på til fylkesmannen via kommunen. (Forvaltningslova kapittel VI) Partsinnsyn Ein part har rett til å gjera seg kjent med saka dokument/innsyn. Rett til innsyn som part vert regulert av forvaltningslova §§ 18 – 19, og ikkje av offentleglova. Kven som er part går fram av forvaltningslova § 2 (1) bokstav e): Part er ein «person som ei avgjersle rettar seg mot eller som saka elles direkte gjeld. Det er ikkje nok å ha uttalt seg eller vera omtalt i ei sak, for å kunna verta rekna som part, men desse personane vil kunne ha rett på innsyn etter offentleglova, jfr over. Den som er part i sak der det er gjort enkeltvedtak, har ofte behov for å gjera seg kjent med dokumenta i saka. Hovudregelen er at part i sak har rett til innsyn i alle saksdokumenta, sjå forvaltningslova § 18 (1). Ein må ha heimel for å nekte ein part rett til innsyn. Unntaka frå retten til innsyn går fram av forvaltningslova § 18 (1) siste pkt. og §§ 18a – 19 Dokument unnateke frå innsyn kan vera;
- dokument utarbeida for kommunen si interne saksførebuing
- opplysningar om forretningshemmeligheter
- opplysningar som gjelder rikets sikkerhet
- opplysningar som kan føra til ei negativ helsemessig utvikling for parten.
Sjølv om innsyn kan nektast, har parten i fleire høve rett på innsyn i dei faktiske opplysningane som går fram av dokumenta, sjå forvaltningslova § 18c. Også meirinnsyn skal vurderast, sjå forvaltningslova § 18 (2). Korleis dokumenta vert gjort tilgjengeleg ved innsyn går fram av forvaltningslova § 20. Dersom parten blir nekta innsyn kan vedkommande klage etter regler i forvaltningslova kapittel VI. Partsinnsyn i saker om tilsetjing i offentleg forvaltning Ein part i sak om tilsetjing har krav på innsyn i:
Personalmapper Tilsette eller hans/hennar fullmektig kan krevja og få innsyn i eiga personalmappe, men dei kan ikkje krevja dei utlevert, sjå Personopplysningslova §§ 18 (2), kfr § 23. Heimeltilvising ved ikkje offentleg: I tilfelle krav om innsyn viser ein til rett paragraf i offentleglova med tilhøyrande bestemmelse. Eks:
Elevmapper Både elevar og føresette har rett til innsyn i kva skulen har registrert om dei og korleis personopplysningane er sikra. Dette er heimla i personopplysningslova Kva for opplysningar som er unnateke frå innsyn går fram av personopplysningslova Korleis etterspurd informasjon vert gitt går fram av personopplysningslova Ein må ha heimel for å nekte ein part rett til innsyn, sjå over under partsinnsyn. (Sjå Verjemålslova) Pasientmapper Krav om innsyn i pasientmappe handsamast etter pasient- og brukerrettighetsloven , sjå helsepersonellova . Klientmapper Part som ber om innsyn i eigen klientmappe vert handsama etter reglane om innsyn i forvaltningslova, jfr over om partsinnsyn. Innsyn i fysisk saksmappe skjer på kommunehuset i Midt-Telemark kommune. Dette gjeld uavhengig av om det er klienten sjølv som ber om innsyn eller klientens advokat/fullmektig. Eventuelt kan kontoret sende ei dokumentliste kor klienten kan krysse av for kva dokument ho/han vil ha kopi av. Identifikasjon For innsyn i personmapper kreves legitimasjon.
SakshandsamingAvgjersle om innsyn vert handsama av sakhandsamar eller sentralarkivet snarast mogeleg, og normalt innan 3 arbeidsdagar. Arkivleiar eller arkivkonsulent kan rettleie sakshandsamar for gjeldande sak for handsaming av krav om innsyn. Arkivleiar eller arkivkonsulent kan rettleie sakshandsamar slik at krav om innsyn vert svara på etter gjeldande lovverk. Dersom det vert gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Det skal verta orientert om klagetilgang og klagefrist. Personar som søkjer om innsyn på vegne av ein anna, skal det følgje med skriftleg fullmakt. (Det er viktig å kontrollere kven fullmakta gjeld for, og at fullmakta omfattar etterspurte opplysningar.) Eit eventuell skriftlig krav om innsyn og svaret på kravet er arkivverdige dokument som skal journalførast. Krav om innsyn som vert levert direkte til sakshandsamar skal straks føras i websak. Ekspedering Dokument som det er bedt om å få innsyn i skal ekspederast av sakshandsamar i sak og arkivsystemet. Dersom dokument vert sladda, skal den sladda versjonen verta lagd med som vedlegg til følgebrev. (Kopi av svarbrevet skal alltid sendast til sakshandsamar/arkivleiar) Tidsaspekt Sakshandsamar skal svare på innsynskrav snarast mogeleg, og normalt innan tre dagar. Innsynskrav som ikkje er svart på innan 5 arbeidsdagar etter at kravet er mottatt, kan reknast som avslått (offentligloven § 32 (2) ).Forseinkingar skal vera grunngjeven og det skal vera eit unntak at det går utover 5 dagar. |