|
Synlig i arkivplan.no Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Midt-Telemark kommune. Målet er at alle som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal kunna finna informasjon om kva retningsliner som må følgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet. Fagansvarleg arkiv skal ha melding om alle endringar i kommunen med moglege følgjer for arkivet og i god tid før dei vert sett i verk. Arkivet har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet. Oppdatering av arkivplan skal mellom anna skje når:
- det skjer endringar i post- og arkivrutinar.
- ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel.
- det vert teke i bruk ny arkivnøkkel.
- ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon.
- kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta.
- det vert oppretta eller lagt ned styre eller utval .
- det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement.
- kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen.
Fagansvarleg arkiv avgjer elles om det er trong for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:
- det vert teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel .
- det vert teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon.
Arkivplanen vert oppdatert jamleg. Det vert sendt ut melding til dei partar det gjeld, straks ein revisjon/korrigering er utført. Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal fagansvarleg arkiv kontaktast. Avdelingsleder for dokumentsentret i Midt-Telemark kommune er arkivleder og fagansvarlig for arkiv. Fagansvarleg arkiv har ansvar med å sjå til at alle einingar/verksemder held seg til dei rutinane i arkivplanen, som gjeld til ei kvar tid. |