Sentralarkiv har ansvar for å;
- motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post.
- opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
- kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt.
- kontrollere restanselister 2 gonger i året. Sende påminning til saksbehandlar om å avskrive.
- kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.
- betjene utlån frå arkiv/depot.
- arkivere.
- journalføre eigenproduserte dokument.
Saksbehandlar har ansvar for:
- Levere/legge inn i sak/arkivsystem personleg adressert post, anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post, for journalføring.
- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem.
- Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
- All dokumentproduksjon i et sak/arkivsystem/fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, Acos sosial, WinMed, Visma PPT o.l.)
- Avskrive inngåande og interne dokument som er handsama.
- Utgåande papirbrev leggjast i konvolutt og leverast til postrom/kommunehuset for frankering.
- Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig handsama.
Leiar har ansvar for:
- gjennomgå og fordele post til rett saksbehandlar.
- gjennomføre offentleghetsvurdering.
- sjå til at restanselister vert følgd opp.
- bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
- melde fra om behov for opplæring i sak- og arkivsystem for korrekt arkivering
- å melde inn til arkivleder når nye fagsystem som produserer arkivverdig dokumentasjon vurderes å tas i bruk.
- å samarbeide med arkivleder i bevarings- og kassasjonsvurdering av nye fagsystem.
- å melde fra til arkivleder når fagsystem avsluttes og avtale utfasing av fagsystemet.
|
|