|
Det skrevne ord er en viktig del av vårt ansikt utad. Den som mottar en skriftlig henvendelse fra kommunen, form av det brev, ei brosjyre eller et anna dokument, danner seg ei oppfatning av kommunen på dette grunnlaget. Derfor er det nødvendig med like skriveregler for ansatte i Vågan kommune. Det kan hjelpe oss til å gi publikum et klart og ryddig bilde av en kommune som er korrekt og konsekvent i sin kontakt med omverden. Vågan kommune skal framstå likt i sine maler, og de retningslinjer som blir sett skal følges. Dette notatet er en rettledning i hvordan Vågan kommune sine dokument og trykte produkt skal framstå når det gjelder språk, redigering og utseende. Layout/ utfylling av registreringsbilde og bruk av tekstbehandler i saksbehandlersystemet WebSak. Alle registreringsbilder skal fyllest ut med store og små bokstaver, og blir overført likt til mal.
Språk:
Bokmål er det administrative språket i Vågan kommune, og skal brukes i all saksbehandling. Alle registreringsbilder og maler i WebSak har forhåndsinnstilte skrifttyper og størrelse. De skal ikke endres.
Skrifttype
Ariel og font 11 skal brukes i Vågan kommune. Hvordan skal en sakstittel i WebSak skrives:
- Hvor – hva er hovedregel, der det ikke er naturlig med hvor, blir det bare hva.
- Sakstittel skal beskrive saksinnholdet så godt som mulig - tenk på gjenfinning for ettertiden.
- Ved saker som er unntatt offentlighet skal tittelen være nøytral, det vil si at tittelen ikke skal gjenspeile opplysninger som ikke er offentlig.
- Sakstittel 1 skal i utgangspunktet ikke inneholde navn, sakstittel 2 kan brukes til navn
- Dato i sakstittel skal skrives eks.: 21.11.2017
- Det er opprettet en del malsaker i WEB SAK med predefinert verdier.
Regler for oppretting av bygge- og delingsaker GBN - Sted – Navn på tiltaket – Tiltakshaver
- Gbn 5/1/13/2 – gårdsnummer – bruksnummer – festenummer – seksjonsnummer
- Gbn 5/1/13 – her uten seksjonsnummer
- Gbn 5/1 – uten festenummer og seksjonsnummer
- Gbn 5/1/0/2 – uten festenummer men med seksjonsnummer
- Sted: Henningsvær – Laukvik – Kabelvåg
- Tiltak: fritidsbolig – garasje – flytebrygge etc
- Klassifisering: skrives inn som over – Viktig får gjenfinning
Hvordan skal en journalpost/dokumenttittel i WebSak registreres Journalposttittel skal i korte trekk beskrive innholdet i brevet, skriv med små bokstaver (Stor forbokstav). Her følger samme prinsipp som sakstittel hvor – hva, men skal beskrive brevets innhold. Opplysninger unn. offentlighet skal skjermes for innsyn, og dermed registreres i tittelfeltets andre linje. Dette gjelder for både saks- og journalposttittel Navn på avsender / mottaker For bedrifter/virksomheter Virksomheten sitt fulle navn med eventuelt AS, ASA o.l til slutt. Navnet skrives med stor forbokstav – Stortinget.
Virksomheten sitt navn skal skrives som avsender, istedenfor saksbehandler sitt navn.
Ekspempe: Fylkesmannen i Nordland Når navnet består av flere ord, er det bare det første som skal ha stor forbokstav – Statistisk sentralbyrå. Navn skal skrives og forkortes slik virksomheten selv gjør. For bedrifter/virksomheter som har egennavn med store bokstaver, skal avsender/mottaker registreres med store bokstaver. Som hovedregel brukes det liten bokstav i generell omtale av utvalg, råd og organer – kommunestyret. Privatpersoner Skrives på formen Fornavn Etternavn Anonym avsender registreres som NN Stillingsbeskrivelser/-titler skrives med liten forbokstav – advokat Lund Alle lover skrives med liten forbokstav, unntatt Grunnloven. Vedlegg: Skal ha en kort egen tittel som beskriver vedlegget. Forkortninger Hovedregel – IKKE BRUK FORKORTINGER NÅR DET IKKE ER NØDVENDIG. Forkort aldri om det kan medføre tvil eller mistolking. Forkortinger som kan brukes: adr. - adresse bl.a. - blant annet, blant andre bnr. - bruksnummer ca - cirka cm - centimeter d.d. - dags dato dm - desimeter d.m. - denne måneden d.s. - det/den/de samme då. - dette år edb/EDB - elektronisk databehandling eks - eksempel, eksempler e.l. - eller lignende etc. - et cetera, også videre f.o.m. - fra og med f.t. - for tida f.å. - forrige år gbn. - gårds og bruksnummer inkl. - inklusiv jnr. - journalnummer kr - krone(er) lnr. - løpenummer m - meter mfl. - med flere m.m. - med mer mv. - med videre nr. - nummer off. - offentlig, offisiell o.l. - og lignende osv. - og så videre ref. - referanse, referent sign. - signatur, signert tlf. - telefon t.o.m. - til og med vedk. - vedkjenner Jf. - jamfør
Kode politiske partier/grupper AP - Arbeiderpartiet H - Høyre SV - Sosialistisk venstreparti SP - Senterpartiet KRF - Kristelig folkeparti FrP - Fremskrittspartiet V - Venstre |