|
Sentralarkiv/servicekontor har ansvar for å:
- Motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post
- Opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
- Kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt
- Kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
- Kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
- Betjene utlån frå arkiv/depot
- Arkivering
- Journalføre eigenproduserte dokument
- Frankere utgåande post
Sakshandsamer har ansvar for å:
- Levere eller overføre personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring
- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
- Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort
- All dokumentproduksjon i eit fagsystem (WebSak, Familia, Profil, Visma velferd, Visma enterprise, Visma PPI o.l.)
- Avskrive inngående og interne dokument som er handsama
- Levere fysiske originalar til sentralarkivet av alle avtalar, dokument til elevarkiv og personalarkiv i WebSak. I tillegg til og frå Profil og Familia.
- Utgåande brev skal leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering. Sjå rutiner for sakshandsamar og leiar.
- Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama
Leiar har ansvar for å:
- Gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamar.
- Gjennomføre offentleghetsvurdering.
- Sjå til at restanselister vert følgd opp.
- Bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
|
|