Arkivering av politiattester reguleres av lover og forskrifter og er ulike innenfor de ulike arbeidsområdene. Når det gjelder journalføringsplikten så går arkivforskriften foran alle andre lover og vi er pliktig å dokumentere/journalføre at vi har mottatt politiattest.
Leder er ansvarlig for å tilse at politiattesten er «tilfredsstillende» før vedkommende blir ansatt. For å dokumentere at politiattest er mottatt skal vi bruke skjema «kvittering på mottatt politiattest». Skjemaet ligger i websak som egen standardtekst når du oppretter nytt internt x-notat og velger notatmal X.
Se tabell under for krav til bevaring og makulering av politiattester for hvert enkelt område.
| Arbeidsområde
|
Rutine
|
Hjemmel
|
Merknad
|
| Skoler, SFO og kulturskolen Gjelder også støttekontakter eller andre som utfører en oppgave for kommunen
|
Leder fyller ut skjema «kvittering på mottatt politiattest». Skjemaet journalføres i personalmappe.
|
Opplæringslovens § 10-9 og forskrift til opplæringsloven kapittel 15.
|
Attesten skal makuleres straks etter at den har vært benyttet i tilsettingssaken eller til det formålet attesten er innhentet til med hjemmel i opplæringsloven.
|
| Barnehager Gjelder også støttekontakter eller andre som utfører en oppgave for kommunen
|
Leder fyller ut skjema «kvittering på mottatt politiattest». Skjemaet journalføres i personalmappe.
|
Barnehagelovens § 30 og forskrift om politiattest i barnehager.
|
Attesten skal makuleres straks etter at den har vært brukt til det formålet den er innhentet for, jf. politiregisterforskriften § 37-2.
|
| Helsepersonell Gjelder også støttekontakter eller andre som utfører en oppgave for kommunen
|
Leder fyller ut skjema «kvittering på mottatt politiattest». Skjemaet journalføres i personalmappe.
|
Helse- og omsorgstjenesteloven § 5-4 og helsepersonelloven § 20 a.
|
Kan oppbevares så lenge det er nødvendig for formålet med politiattesten, men ikke utover det tidspunkt vedkommende slutter i den stillingen som ga grunnlaget for vandelskontroll, jf. politiregisterforskriften § 37-2.
|
| «Barneomsorgsattest» for de som har omsorg eller oppgaver knyttet til mindreårige Gjelder også støttekontakter eller andre som utfører en oppgave for kommunen
|
Leder fyller ut skjema «kvittering på mottatt politiattest». Skjemaet journalføres i personalmappe.
|
Politiregisterloven, kapittel 7 og § 39 – Vandelskontroll og attester.
|
Aktuelt for ansatte innenfor virksomhet kultur
|
| Barnevern Gjelder også støttekontakter, tilsynsførere og personer som utfører oppgaver for barnevernstjenesten som ledd i hjelpetiltak
|
Leder fyller ut skjema «kvittering på mottatt politiattest». Skjemaet journalføres i personalmappe/ oppdragstakermappe.
|
Barnevernlovens § 6-10 og forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven. Mer informasjon i dette dokumentet:
|
Attesten skal oppbevares så lenge vedkommende person innehar stillingen eller oppdraget. Attesten skal makuleres når vedkommende fratrer. Fremlagt attest fra person som ikke får tildelt stilling eller oppdrag skal makuleres, jf. forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven § 8.
|
| Brannvesenet
|
Leder fyller ut skjema «kvittering på mottatt politiattest». Skjemaet journalføres i personalmappe.
|
Brann- og eksplosjonsvernloven § 18.
|
Kan oppbevares så lenge det er nødvendig for formålet med politiattesten, men ikke utover det tidspunkt vedkommende slutter i den stillingen som ga grunnlaget for vandelskontroll, jf. politiregisterforskriften § 37-2.
|