|
Ansvar for utlånet Utlån av saksdokumenter fra dagligarkiv og bortsettingsarkiv skal alltid gjennomgås av ansvarlig for arkiv i virksomheten, som på forespørsel fra saksbehandler finner fram nødvendige dokumenter. Registrering Utlån fra dagligarkiv og bortsettingsarkiv skal alltid registreres på utlånskort, som plasseres på den utlånte mappens plass i det fysiske arkivet. På utlånskortet registreres lånetakers navn, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhold. Det lånes kun ut hele saksmapper, aldri enkeltdokumenter. Omslag Saksmapper utlånt fra bortsettingsarkivet skal under saksbehandlingen oppbevares i spesielle omslag som viser at den ikke tilhører det aktive dagligarkivet. Dette hindrer at avsluttete saker blandes sammen med nye saker. Utlånstid Utlånstiden er normalt 4 uker. Dersom saksbehandlingstiden krever at utlånet blir forlenget må arkivtjenesten få melding om dette. Arkivtjenesten kontrollerer at ulånte mapper blir levert tilbake i rett tid. Saksbehandlers ansvar Utlånt materiale er saksbehandlerens ansvar til det er avskrevet. Låneren må se til at ingen dokumenter blir fjernet, at ordningen i mappa blir hold vedlike, og at nye dokumenter ikke blir lagt til. Avskrivning Når utlånt materiale blir returnert skal arkivtjenesten avskrive utlånet. Returdato påføres utlånskortet, utlånskortet fjernes og mappen settes tilbake på plass. Utlån av eldre og avsluttet arkiv Dersom saksbehandlingen krever tilgang til arkivdokumenter avlevert til arkivdepot kontaktes Fagleder for arkiv, Linda Andreassen |