|
Arkivtjenesten skal kontrollere at alle saksdokument er journalførte, knyttet til rett sak i brevjournalen og at de samme dokumentene finnes i det fysiske arkivet. Arkivtjenesten skal kontrollere at sak-/arkivsystemet blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker, og avskrevne dokument, låses. Arkivtjenesten har ansvar for å kvalitetssikre registreringer/funksjoner som utføres av saksbehandlere og ledere. Dette gjøres ved at arkivtjenesten daglig henter fram utgående journalposter, kvalitetssikrer og retter alle registrerte journalopplysninger. Dette innebærer å sikre at:
- offentlighetsvurdering er gjennomført, og nødvendig skjerming av avsender/mottaker, arkivkoder, saksnummer, tittel og saksinnhold er gjort.
- arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak er opprettet
- saken er knyttet til rett arkivdel (arkivserie)
- journalposten er knyttet til rett sak
- rett arkivkode er satt på saken
Når dette er gjennomført legges journalpostene ut i offentlig journal. |