|
Fordeling og gjennomgang Etter registrering fordeles posten til enhetslederne som er ansvarlig for å se til at rette opplysninger er påført, og gjennomføre en offentlighetsvurdering. Enhetsleder fordeler posten til rette vedkommende (saksbehandler). For å ha oversikt over hvor de enkelte sakene befinner seg til enhver tid, skal saksfordelingen straks registreres i journalen. Saksbehandling All skriftlig saksbehandling skal utføres i kommunens sak-/arkivsystem, såfremt man har tilgang til dette. Det er ikke lov å skrive brev i MS Word, og sende dette ut på kommunens vegne, uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Originale saksdokumenter skal ikke oppbevares hos en saksbehandler i mer enn 4 uker. Ved lengre tids bruk tar man kopi og returnerer originaldokumentene til arkivet. Det er saksbehandlers oppgave å avskrive inngående dokument eller henvendelse med riktig kode. Bruk av e-post i saksbehandlingen I Lenvik kommune har alle saksbehandlere tilgang, og anledning, til å bruke e-post som hjelpemiddel i saksbehandlingen. Dette skjer under forutsetning av at reglene som er fastsatt i Retningslinjer for bruk av e-post , plassert under Lokalt regelverk i Arkivplanen, samt sikkerhetsrutiner fastsatt av IKT-sjef, blir fulgt. Sentralt i retningslinjene står kravet om at:
- Alle arkivskapere skal ha et sentralt e-postmottak.
- All e-post og eventuelle vedlegg som inngår i eller har betydning for saksbehandlingen skal registreres i brevjournalen og arkiveres som en del av saken.
- All dokumentasjon i en sak skal kunne underlegges kontroll. Alle saksbehandlere har derfor et selvstendig ansvar for å produsere fullverdig dokumentasjon som del av sin saksbehandling. Denne dokumentasjonen skal være åpen for offentlig innsyn og/eller partsinnsyn.
- Ingen som opptrer på vegne av kommunen skal oversende, eller oppfordre til oversendelse, av sensitive personopplysninger uten at disse er krypterte.
|