|
Stempling Virksomhetens arkivtjeneste er ansvarlig for stempling og registrering av all arkivverdig post, og for at dokumentene blir knyttet til sak. Stempelet skal ha opplysninger om arkivskapers navn, journalføringsdato, løpenummer, arkivkode, saksbehandler og gradering (unntatt offentlighet). Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller registreres. Registrering i brevjournal De som har tilgang til Kontor 2000 skal registrere post etter reglene for elektronisk postjournal. De arkivskapere som ikke er tilknyttet Kontor 2000 skal føre papirbasert postjournal. Dokumentopplysninger som alltid skal registreres er:
- journaldato
- administrativ enhet
- dokumenttype
- dokumentdato
- arkivkode
- innhold
- avsender
Påføring av arkivkode skal gjøres av arkivtjenesten. I tvilstilfeller bør dette skje i samråd med saksbehandler. Dokument unntatt offentlighet skal registreres i brevjournalen med henvising til lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Arkivtjenesten skal komme med forslag til gradering og hjemmel for graderingen. Post til fagsystemene kan registreres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene, hvis journalmodulen tilfredsstiller de krav som stilles i arkivforskriftens § 2-7. Eventuelt kan fagsystemene integreres med Kontor 2000, og benytte journalfunksjonen der. Spesielt for helsetjenesten I utgangspunktet skal alle inn- og utgående dokumenter til virksomheten journalføres og arkiveres i saksarkivet. Dette gjelder også dokumenter som omhandler den helsehjelp pasienten har mottatt, men der formålet med dokumentet ikke er å dokumentere helsehjelpen, for eksempel:
- brev om pasienter til/fra offentlige helsemyndigheter, for eksempel Statens helsetilsyn eller Norsk pasientskadeerstatning
- brev til/fra forsikringsselskaper i forbindelse med skadeserstatningssaker
- brev til/fra pasienter, når de ikke er direkte knyttet til den helsehjelpen vedkommende får eller skal få.
Alle dokumenter av denne type skal altså journalføres og arkiveres i saksarkivet i samsvar med akrivforskiftens bestemmelser. Spesielt for barnehager Barnehagene skal registrere all inngående post vedrørende barn i den enkelte barnehage, og annen generell post som skal saksbehandles. Søknader om barnehageplass behandles særskilt av eget opptakssystem, Unique Opptak. Disse registreres inn av Administrasjon barnehage, i rådhuset. |