|
Åpning av post Posten skal åpnes av virksomhetens arkivtjenste. Rekommandert post åpnes av den som har fullmakt til dette. Sortering og arkivbegrensning Posten sorteres, og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling. Dette skal ikke registreres/arkivlegges: aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter /kopier fra andre organ og lignende Slikt plasseres til gjennomsyn på egnet sted eller sendes til sirkulasjon, for så å plasseres i ringperm eller kassett i kontorbiblioteket. Rundskriv kan registreres på en egen rundskrivliste (i sak-/arkivsystemet) for å holde oversikt over hvilke rundskriv en har mottatt. Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetsloven § 3) eller som inneholder vesentlig dokumentasjon. Arkivverdig sakspost skal stemples, registreres i brevjournal, arkiveres og bevares. Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. |