|
Arkivtjenesten (arkivpersonale) har ansvar for å:
- motta, åpne, sortere, registrere og skanne all inngående post
- opprette nye saker
- vurdere offentlighet og unnta utfra hjemmel
- kontrollere at saksbehandlernes registreringer er riktige
- kontrollere forfallslister og ta ut restanseliste 4 ganger i året
- kvalitetsikre arkivet og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer
- Bunkelegge papirdokumenter i 6 måneder
- betjene utlån fra bortsettingsarkiv
- arkivere (ferdigstille) ferdig behandlete saker - saker satt til status F av saksbehandler
Saksbehandlerne har ansvar for å:
- sørge for at personlig adressert post, enten det er papirdokumenter, telefaks, e-post eller sms, blir levert til arkivtjenesten for registrering i postjournal dersom dette har betydning eller kan få betydning for saksbehandling (sakspost)
- holde oversikt over hvilke saker de har til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystemet EDB Sak og Arkiv (ESA)
- kontrollere offentlighetsvurdering
- saksbehandle og/eller avskrive mottatt post/inngående dokumenter
- sørge for at all dokumentproduksjon skjer i ESA
- sende utgående dokumenter til nærmeste leder for elektronisk godkjenning, jf. kommunens delegasjonsreglement
- sende for godkjenning til rådmann/kommunalsjef saksframlegg som skal opp i politiske utvalg
- gi melding via ESA at sak skal avsluttes
- gi beskjed om behov for forlenget lånetid for saksmapper utlånt fra papirarkivet
Enhetsledere har ansvar for å:
- fordele oppgaver/post til rette saksbehandler
- godkjenne utgående dokumenter og godkjenne saksframlegg til politisk behandling
- kontrollere offentlighetsvurdering
- sørge for at restanselister følges opp
- bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandlingen blir ivaretatt
|
|