|
Utforming og registrering av utgående post Brev, saksdokumenter, e-post og telefaks fra kommunen skal sendes som offentlig dokument, og inneholde logo, arkivkode, journalnummer og øvrige kjennetegn. Standard brevmaler for Lenvik kommune skal benyttes ved brevskriving. Alle utgående brev og andre saksdokument skal produseres i ESA (EDB Sak og Arkiv) som produseres, skal registreres i brevjournalen før de sendes ut. Ved utgående brev skal saksbehandler vurdere om brevet er offentlig eller unntatt offentlighet. Brev unntatt offentlighet skal lovhjemmel framgå av registeringen. Kommunens dokumenter er offentlig så langt det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov, jf. offentlighetslovens § 2. Det betyr at all inngående og utgående post er offentlige, hvis de ikke er merket unntatt offentlighet. Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal ikke sendes som e-post uten at de er kryptert. Husk at utgående brev skal knyttes til inngående brev i samme sak, dersom dette er svar på et brev. Nye saker som oppstår internt opprettes og registreres av arkivtjenesten evt enkelte saksbehandlere. Saksbehandler har ansvar for å registrere utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak samt avskrive inngående brev som er besvart. Lenvik kommune har fullelektronisk arkiv, og utgående brev er elektronisk godkjent og krever ikke signatur. Foreløpig svar Den enkelte saksbehandler er ansvarlig for at det blir gitt foreløpig svar i forvaltningssaker. Til dette brukes brevmal som har betegnelse FSV. Signatur Lenvik kommune har fullelektronisk arkiv, utgående brev godkjennes elektronisk. Brevmalen er påført teksten "Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur". Leder av støtteenhet eller virksomhet har fullmakt til å godkjenne/underskrive alle brev innen eget ansvarsområde. Følgende unntak gjøres, hvor det forutsettes at brevet godkjennes/underskrives rådmannen:
- Brev som profilerer kommunen utad, for eksempel strategiske beslutninger, uttalelser eller signaler fra kommunen.
- Brev på vegne av flere enheter hvor det ikke uttrykkelig framgår hvem som opptrer på vegne av kommunen.
I tvilstilfeller drøfter saksbehandler dette med nærmeste overordnede. Brev fra rådmannen skriver rådmannen, og leder for en enhet, under. Det skal framgå av brevet hvem som er saksbehandler. I rådmannens fravær godkjennes/underskrives brevet av kommunalsjef med stedfortrederfunksjon. Godkjenning/underskriving av øvrige brev fra støtteenheter og virksomheter på rådhuset, avgjøres i den enkelte enhet. Saker til politisk behandling skal påføres navnet til rådmannen og virksomhetsleder (sign.). Kopibok Det er ikke krav om kopibok ved fullelektronisk arkiv. Saksavslutning papirdokumenter - saker før 13. mars 2017 Saksbehandler rydder saksmapper og dokumenter for binders, gule "post-It" lapper og plastlommer, før levering til arkivtjenesten. En saksbehandler i hver enhet kontrollerer at de saksdokumentene som er produsert internt er korrekt registrert, og melder eventuelle feil til arkivet. Brevkopier og andre dokumenter som skal til sentralarkivet legges på anvist plass i postrommet. Saksbehandler skal før utsending sørge for kopi av utgående brev og interne notat til kopibok og saksmappe. Saksavslutning - saker etter 13. mars 2017 Saksbehandler kontrollerer at saka er ferdigbehandlet og setter saka til "Saka er ferdigbehandles og kan avsluttes". Saka får da status F og arkivtjenesten kan avslutte (arkivere) saka - sette status A - avsluttet. Frankering I utgangspunktet skal hver enhet frankere sin utgående post. Saksbehandlere skal som hovedregel bruke forsendelsesmåte SvarUt - elektronisk ekspedering av utgående dokument. Arkivering - saker før 13. mars 2017 Arkivtjenesten registrerer at saken er avsluttet og dokumentene arkivlegges i saksarkiv eller spesialarkiv. Ferdig behandlete saker, som ikke er til aktuell behandling, skal alltid ligge i arkivet. |