|
Fordeling og gjennomgang Etter registrering og skanning, fordeles posten elektronisk til enhetslederne og/eller saksbehandler. Saksbehandler skal se om riktig offentlighetsvurdering er foretatt. Orginaldokumenter som er skannet, oppbevares i minimum 6 måneder før de kan makuleres/kastes - etter at de er kontrollert (kvalitetssjekk). Dokumenter som det kreves signatur beholdes i papir. Saksbehandler får oversikt over alle nye journalposter/dokumenter under mottatt post i ESA. Saksbehandling All skriftlig saksbehandling skal utføres i kommunens sak-/arkivsystem. Det skal benyttes Lenvik kommunes logo på utgående brev. Det er ikke lov å skrive brev i MS Word, og sende dette ut på kommunens vegne, uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Ferdigstillte utgående brev skal ikke være åpne for redigering etter at de er sendt ut, selv om saken ikke er avsluttet. Dokumentene skal ferdigstilles fra saksbehandler med E før de sendes ut og F for politiske saker. Ved bruk av SvarUt på utgående dokumenter vil status automatisk endres til E når forsendelsen er ekspedert. Det er saksbehandlers oppgave å avskrive inngående dokument eller henvendelse med riktig kode. Bruk av e-post i saksbehandlingen I Lenvik kommune har alle saksbehandlere tilgang, og anledning, til å bruke e-post som hjelpemiddel i saksbehandlingen. Dette skjer under forutsetning av at reglene som er fastsatt i Retningslinjer for bruk av e-post , plassert under Lokalt regelverk i arkivplanen, samt sikkerhetsrutiner fastsatt av IKT-sjef, blir fulgt. Sentralt i retningslinjene står kravet om at:
- Alle arkivskapere skal ha et sentralt e-postmottak.
- All e-post og eventuelle vedlegg som inngår i, eller har betydning for, saksbehandlingen skal registreres i brevjournalen og arkiveres som en del av saken. Dette gjøres ved å videre sende mail til postmottak@lenvik.kommune.no eller at saksbehandler selv arkiverer e-posten i ESA.
- All dokumentasjon i en sak skal kunne underlegges kontroll. Alle saksbehandlere har derfor et selvstendig ansvar for å produsere fullverdig dokumentasjon som del av sin saksbehandling. Denne dokumentasjonen skal være åpen for offentlig innsyn og/eller partsinnsyn.
- Utsending av dokumenter via e-post fra saksbehandler skal betraktes som kopi og saksbehandler er pliktig til å benytte E-post modul ESA.
- Ingen som opptrer på vegne av kommunen skal oversende, eller oppfordre til oversendelse, av sensitive personopplysninger uten at disse er krypterte.
Postmottak@lenvik.kommune.no Alle e-poster i postmottaket åpnes av arkivtjenesten. Den som åpner postmottaket følger retningslinjene for sentralt postmottak og sorterer på arkivverdig og arkivuverdige dokumenter. Se punktet for åpning, sortering og arkivbegrensning. E-poster med tilbud om kurs, innkjøp etc. videresendes til virksomhet-/enhetsleder saken vedrører, evt. med kopi til andre som kan ha interesse for slik post. Det foretas en skjønnsmessig vurdering for hver enkelt e-post. E-poster fra alle Offentlige virksomheter skal journalføres av arkivet og behandles sammen med dagens post. E-poster som vedrører saksbehandling skal journalføres av arkivet og behandles sammen med dagens post. Slike E-poster skal automatisk overføres via postmottak E-sak og direkte inn i ESA. Saker unntatt offentlighet Saker unntatt offentlighet som skal til politisk behandling, blir lagt frem samlet som B-saker. Kopi til saksbehandler skal kun inneholde den saken vedkommende har forberedt, ikke komplett samling av B-saker til oppsatt møte. |