|
Generelt om skanning Når posten er registrert skal dokumentene og vedlegg skannes. Dokumentene klargjøres for skanning og strekkoder påføres dokument og vedlegg. Framgangsmåte fra leverandøren skal følges. Skanning foregår ved hjelp av skanningsprogrammet PixEdit og dokumentene lagres i sak- og arkivsystemet EDB Sak og Arkiv (ESA). Post som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skannes ikke. Søknader på stillinger Søknad og CV skannes, ikke øvrige dokumenter. Anbud Selve anbudsdokumentet skannes, men ikke vedlegg hvis annet ikke er spesifisert. Kontroll Arkivtjenesten registrer den innkomne posten i arkivsystemet. og kontrollerer følgende:
- at alle mottatte dokument er skannet og arkivert
- at alle sider og vedlegg er kommet med i hvert dokument
- at skanningen er kvalitetsmessig god nok
- at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
Etter at kontrollen er gjennomført kan eventuelt annen ikke-arkivverdig post skannes. Når skanning er gjennomført og godkjent har inngående journalpost fått status J (journalført av arkiv) og saksbehandler får tildelt oppgave. |