|
Stempling Arkivtjenesten er ansvarlig for registrering av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til sak. Er dokumentet det første i en sak skal arkivet opprette saken. Arkivuverdig materiale skal ikke registreres. Registrering i brevjournal ESA (EDB Sak og arkiv) skal benyttes til journalføring og saksbehandling. Dokumentopplysninger som skal registreres er:
- journaldato
- gradering (dersom unntak fra offentlighet er nødvendig)
- administrativ enhet (virksomhet og saksbehandler)
- dokumenttype
- dokumentdato
- arkivkode
- innhold
- avsender
- eventuelt intern mottaker
Påføring av arkivkode skal gjøres av arkivtjenesten ved oppretting av sak. Hvis det er uklart hvem som skal være saksbehandler, brukes leder på enheten som saksbehandler. Denne lederen har ansvar for å få påført riktig saksbehandler, hvis lederen ikke selv skal være det. Post av overordnet karakter fra stat, fylkesmann, fylkeskommune, m.fl. (som før ble håndtert av rådmann og etatsjefer), skal registreres på strategisk ledelse i tillegg til aktuell leder. Denne posten fordeles slik på strategisk ledelse/virksomheter/støtteenheter:
- Skole, Barnehage, Senter for læring og integrering, Kultur - Rune Hoholm og virksomhetsledere
- Plan og tekniske tjenester - Geir Fredriksen og virksomhetsledere/støtteenhetsledere
- Helse-, sosial-, pleie- og omsorg - Bente J. Karlsen og virksomhetsledere
- Nav, OGT, Fødestua - Bente J. Karlsen og virksomhetsledere
- Lønn/Personal, Kundetorg, IKT - Bjørn Fredriksen/Karin Johnsen/Geir-Henning Iversen og virksomhetsledere/støtteenhetsledere
Inngående post som kommer i mange eksemplarer (kopi til flere adressater), registreres bare ett eksempler som fordeles til behandlingsansvarlig og kopimottakere. Dokument unntatt offentlighet skal registreres i brevjournalen med henvising til lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Arkivtjenesten skal komme med forslag til gradering og hjemmel for graderingen, men i tvilstilfelle skal det konfereres med strategisk ledelse om offentlighetsvurdering, og aktuell hjemmel for unntak fra offentlighet. Post for saksbehandling, adressert til ordfører, skal føres i ESA på behandlingsansvarlig - ordføreren får papirkopi. Brev om tilsyn, pålegg fra for eksempel arbeidstilsyn/fylkesmann/brannvesen m.v. skal strategisk ledelse alltid ha kopi av. Post til fagsystemene skal registreres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene. Eventuelt kan fagsystemene integreres med sak-/arkivsystemet, og benytte journalfunksjonen i ESA. Generell inngående post til Sosialkontoret, som ikke er klientrettet og skal registreres i Socio 2000, skal føres inn sammen med annen post til rådhusenhetene. Plansaker, byggesaker og delingssaker har spesielle regler for registrering i ESA. Plan og utvikling har utarbeidet rutiner for dette til arkivtjenesten. Søknader til næringsfond med vedlegg registreres hver for seg i samme sak men med hver sin journalpost. Egen rutine i ESA for registrering av vedlegg. Egne retningslinjer for søknad til næringsfond ligger på nettsiden. Når alle journalopplysninger er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J (journalført av arkivet). |