|
Åpning av post Posten skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. OBS! Anbuds- og tilbudsdokumenter skal ikke åpnes av arkivtjenesten, se informasjon spesialrutiner. Sortering og arkivbegrensing Posten sorteres, og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling. Dette skal ikke registreres/arkivlegges: aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter /kopier fra andre organ, ekstra kopier og lignende. Slikt plasseres til gjennomsyn på egnet sted eller sendes til sirkulasjon. Rundskriv distribueres til den saksbehandler som innholdet omfatter. Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetsloven § 4) eller som inneholder vesentlig dokumentasjon. OBS! Bankgarantier skal journalføres og arkivlegges. Arkivverdig sakspost skal stemples, registreres i brevjournal, arkiveres og bevares. Unntatt fra denne regel er:
- fakturaer til anvisning - (datostemples før videresending til kommunekassa).
- fakturaer/regninger til kommunekassen for bokføring
- timelister/reiseregninger til lønningskontoret
- arbeidsavtaler med varighet under 3 mnd.
- sykemeldinger
- "beskjedlapper"
som legges direkte i de enkelte posthyller. Postmøte Arkivtjenesten har postmøte med strategisk ledelse før posten registreres. |