|
Inngående post All inngående post skal leveres til arkivtjenesten Kundetorg/Forvaltning, for åpning og registrering. Arkivtjenesten er ansvarlig for all distribusjon og behandling av inngående og utgående post. Post som blir levert personlig skal henvises til Kundetorg for avlevering. Post til NAV-sosial skal føres ved rådhusenheten og fordeles etter arkivføring. Det skal påføres en saksbehandler ved rådhuset og merkes "kopi til NAV-sosial". Orginalen skal arkiveres i sentralarkivet. Anbuds- og tilbudsdokumenter legges uåpnet i egen posthylle. Egen rutine for behandling av slik post, se under spesialrutiner "anbuds- og tilbudsdokumenter". Post til Overformynderiet, Lenvik Havn, Lenvik Kirkelige Fellesråd, KomRev Nord, Hovedverneombud, Spes Ped Team, Nav-Lenvik, DMS Sykehjem, Rossfjord Syke- og Servicesenter, Fagforbundet og Delta legges i merket posthylle, i Kundetorget. Intern post All intern post SKAL enten legges i merket beholder "internt", i Kundetorget eller på postrommet 3. etasje. Intern post konvolutter SKAL benyttes så langt det lar seg gjøre. Arkivtjenesten er ansvarlig for distribuering i de enkelte interne posthyller. Intern post konvolutter skal adresseres slik:
- virksomhetens/støtteenhetens navn + personnavn
- stillingstittel + personnavn
- stillingstittel, hvis det er beskrivende i seg selv, f.eks rådmann
Ekstern post Ekstern post (som skal sendes), skal frankeres av virksomheten selv og legges i røde utbokser på postrommet. Telefaks og elektronisk post Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post, dersom arkivtjenesten godkjenner den som arkivverdig. Elektronisk post videresendes til postmottak@lenvik.kommune.no for registrering i saksbehandlersystemet. Telefaks og e-post skal skrives ut på arkivbestandig papir, og oppbevares i arkivet. Tekstmeldinger (SMS) Tekstmeldinger (SMS) som mottas skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Informasjonen kan sendes til postmottak for e-post eller skrives ut manuelt, dateres og signeres av saksbehandler. Personlig adressert post Personlig adressert post skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten. Dersom posten likevel er av generell karakter, plikter mottaker å levere posten til arkivtjenesten for registrering. Denne regel gjelder også for telefaks, e-post og SMS. |