Hjemmel for ordningenLenvik kommune har - med hjemmel i personopplysingsloven §§ 11, 15 og 28 - inngått avtale om avlevering/deponering av en rekke sensitive kommunale personregistre, som har gått ut av bruk, til IKAT. Bakgrunnen for denne avtalen finnes i persovernlovgivningen, som kommunen ønsker å etterleve på best mulig måte. Materiale som skal avleveresI henhold til avtalen skal følgende personregistre avleveres:
Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester Barnevernarkiv (barnevernmapper) etter lov om barneverntjenester Elevarkiv (elevmapper) fra forvaltningsenheten og grunnskolene Arkiv vedrørende barn i barnehage (ekstra tiltak/støtte) fra barnehageadministrasjonen og barnehagene Klientarkiv (klientmapper) fra PPT Klientarkiv fra flyktningekontor Brukerarkiv (pleie- og omsorgsmapper) fra pleie- og omsorgssektor Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten
Tidspunkt for avleveringMaterialet skal overføres 10 år etter siste kontakt (siste innføring). Dette gjelder alle typer registre unntatt arkiv vedrørende barn i barnehage der regelen er 5 år etter siste kontakt. Arkivskapers forpliktelserAlle som skal avlevere personregistre skal før overføring sørge for å:
ta kontakt med IKAT for å avtale tidspunkt for avlevering og mottak gjennomgå materialet med tanke på arkivbegrensing og kassasjon listeføre materialet (navn og fødselsdato på personene) pakke materialet for forsvarlig forsendelse etter nærmere instruksjoner gitt av IKAT
Flere opplysninger om hvordan du går fram for å få avlevert personregistermateriale finnes under periodiske arkivrutiner i arkivplanen og her på IKATs nettsider. IKATs forpliktelserIKAT forplikter seg til å:
sørge for forsvarlig oppbevaring og sikring i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene til arkivdepot i arkivloven med forskrifter sørge for at materialet er sperret for innsyn og bruk i tråd med gjeldende lovverks bestemmelser om taushetsplikt og sperregrenser sørge for at avleverende instans får materialet tilbake når det finnes hjemmel for innsyn og bruk gjennomføre sikringstiltak som følger av personopplysningslovens §§ 13 og 14 holde oversikt over alle avleveringer og total arkivbestand
|