Retningslinjer for føring av møte- og vedtaksbøker

Hvem skal føre møtebok?

Alle politisk oppnevnte komiteer, råd og utvalg har plikt til å føre møtebok over forhandlingene (jf. Kommunelovens § 30 nr. 3).

I Lenvik kommune vil det si: Kommunestyre, Formannskap, Fagutvalgene, Eldreråd, Barnehagenes samarbeidsutvalg, Havnestyre, Heimevernsnemnd, Innkvarteringsnemnd, Klagenemnd, Kontrollerende overformynder, Kontrollutvalg, Lenvik boligstiftelse, Partsammensatt utvalg, Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne,Skatteutvalg, Skjønnsmannsutvalg, Skjønnsnemnd, Skolenes samarbeidsutvalg, Takstnemnd for eiendomsskatt, Tilflyttingsnemnd og Valgnemnd.

Det er i tillegg fastsatt at en rekke administrativt nedsatte råd og utvalg skal føre enkle møtebøker/referater fra sine møter.

I Lenvik kommune vil det si: Forhandlingsutvalg, Strategisk ledelse, Arbeidsmiljøutvalg, grunnskolenes Skolemiljøutvalg, Foreldreråd, Foreldrerådenes arbeidsutvalg og Elevråd, barnehagenes Foreldremøter og møter om pedagogisk arbeid.

I tråd med Overordnet reglement for delegering av myndighet, pkt. 8, skal alle delegerte vedtak dokumenteres i form av egen vedtaksprotokoll.

Føring av møtebøker og vedtaksbøker

For all føring av møtebok og vedtaksbok gjelder følgende:

• Alle som har tilgang skal føre møtebøkene etter den mal og grafiske utforming som er satt opp i kommunens sak-/arkivsystem (Kontor 2000).
• Arkivskapere uten tilgang til Kontor 2000 kan enten bruke innbundet protokoll, hvor referatene føres inn for hånd, eller et løsbladsystem (ringperm). Det er i strid med kommunens reglement å lime referat ført på løse ark inn i innbundet protokoll.
• Hva de enkelte møte- og vedtaksbøkene skal inneholde er angitt i serieoversikten (arkivplanens oversikt over arkivserier), som gir oversikt over krav til hver enkelt møte- og vedtaksbokserie.
• Som et minimum skal møtebøkene inneholde informasjon om: tid, sted, deltakere, behandling og vedtak samt signatur (godkjenning).
• Som et minimum skal vedtaksprotokollene inneholde informasjon om: tid, sted, saksframstilling og vedtak samt signatur.

For møtebøkene for politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg gjelder i tillegg følgende:

• I tillegg til oversikt over tid og sted for møtet, oversikt over hvem som møtte og hvem som var fraværende, behandling av forfall og spørsmål om habilitet skal møteboken inneholde innkalling, sakliste, innstilling, alle framsatte forslag og forslag til avstemmingsmåte, avstemmingsresultat.
• Innstillingstekster skal ikke endres etter møtet. Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandling.
• Vedtakstekst må ikke vise til annet vedtak uten at dette er referert.
• Saker om elever og klienter skal i tråd med personvernlovgivningen legges fram for folkevalgte organ i anonymisert form. Det vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene skal være slettet fra sakspapirene. I den endelige utgaven av møteboken skal navnene tas med.

Ansvar

Ansvaret for føring, innbinding og oppbevaring av møtebøkene inntil avlevering til arkivdepot, følger den instans som er sekrateriat for styret, rådet eller utvalget.

Ansvaret for føring av vedtaksprotokoller er tillagt den leder som er delegert beslutningsmyndighet. Ansvaret for innbinding og oppbevaring (inntil avlevering til arkivdepot), deler lederne med arkivtjenesten.

Innbinding

Alle møtebøker skal innbindes jevnlig. Tidspunkt for innbindig er angitt i arkivplanens arkivoversikt hvor den enkelte møtebokserie er registrert.

Kvaliteten på innbindingen skal være i overensstemmelse med kravene skissert i Kap. VII Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker, kopibøker, registre mv. i statlig og kommunal forvaltning, i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Forskriften finner du i sin helhet hos Lovdata. Kravene som stilles vil i korthet si at for møtebøker kreves det bokbinderfaglig innbinding, mens kopibøker og andre registre kan ha kontorinnbinding. Oversikt over godkjente systemer for kontorinnbinding finnes her på Riksarkivets nettsider.

Bokbinderfaglig innbinding utføres at Tromsø ASVO.

Budsjett

Alle arkivskapere som produserer møtebøker og/eller vedtaksprotokoller skal sette av midler til innbinding på sitt budsjett.

Aktuelle dokumenter