|
Virkeområde
Retningslinene omfattar elektroniske journal- og arkivsystem, fagsystem og alle andre elektroniske forvaltningssystem som inneheld informasjon som skal bevarast med heimel i arkivlova. Heimelsgrunnlag
Avlevering eller deponering
Desse retningslinene gjeld både avlevering og deponering av elektronisk arkivmateriale. - Avlevering inneber at Hordaland fylkesarkiv overtar ansvar for alt vidare teknisk vedlikehald og dei tekniske konverteringane som seinare kan vere nødvendige. - Deponering av arkivmateriale inneber at Hordaland fylkesarkiv har ansvar for vedlikehald og konverteringar av ein kopi av materialet. Kopien vert bevart utilgjengelig for bruk. Det arkivskapande organet har framleis det fulle og heile ansvaret for data i det opphavelege systemet og må vedlikehalde informasjonen og eigne brukarar inntil den formelle avleveringa har skjedd. Eit organ som deponerer elektronisk arkivmateriale, kan difor ikkje slette arkivdata i det opphavelege systemet.
Tidspunkt for avlevering
Avleveringa skal skje etter avtale med Hordaland fylkesarkiv. Frå elektroniske journal-/arkivsystem skal det gjerast arkivuttrekk straks ein arkivperiode er avslutta, jfr. arkivforskrifta § 3-17. Avlevering skal skje som deponering eller ordinær avlevering etter nærmare avtale.
Eventuelle tilknytte elektroniske dokument skal følgje ved deponeringa.
Tilhøyrande dokument på papir skal følgje som ledd i den ordinære avleveringa. Frå elektroniske fagsystem skal arkivuttrekk deponerast eller avleverast når det er fare for at informasjonen går tapt, t.d. ved overskriving eller konvertering. Dersom et system går ut av administrativ bruk utan at datainnhaldet vert konvertert til eit nytt system, eller dersom eit organ vert lagt ned, skal det gjerast ei samla avlevering, jamfør. arkivforskrifta § 5-3. Register og system som er underlagt konsesjon frå Datatilsynet, skal avleveres når konsesjonen opphøyrer. Dette gjeld også register eller system der konsesjonen inneheld føresegner om sletting.
Arkivmaterialet som er overført Hordaland fylkesarkiv som depositum, skiftar status til avlevering på det fastsette avleveringstidspunktet eller etter nærmare avtale.
Lån
Avlevert eller deponert elektronisk arkivmateriale vil ikkje bli distribuert som ordinære utlån, men som kopiar av det avleverte materiale eller som applikasjonar eller nettbaserte formidlingstenester |