|
For papirbasert arkiv innebærer periodisering at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et bestemt tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en enhet i bortsettingsarkivet. I papirbasert arkiv snakker man i prinsippet om skarpt periodeskille: alle saker som tilhører den gamle perioden overføres til bortsettingsmagasin. Man starter den nye perioden med tomme reoler og må i realiteten bygge opp arkivet på nytt. Det tillates imidlertid at enkelte løpende saker i sin helhet overføres til den nye perioden, slik at saken er arkivert samlet. Rutiner ved manuell journalføring og for fysiske (manuelle) arkiver.
- Behold løpende saker ved periodeskillet i dagligarkivet.
- Registrer disse dokumentene som utgående i gammel journal.
- Registrer dokumentene som innkommende i ny journal.
- Legg henvisningskort over de løpende saker i arkiv som skal til bortsetting.
- Foreta nødvendig arkivbegrensning og kassasjon i materialet som skal til bortsetting.
- Sett kassabelt materiale i egne bokser merket med: Arkivskaper, kassasjon og årstall for kassasjon.
- Bind inn møtebøker, protokoller, kopibøker og journaler som skal til bortsetting dersom dette ikke er gjort.
- Merk hvert arkivstykke som skal til bortsetting med : Arkivskaper, arkiv, arkivkode og tidsperioden. Eks. "Formannskapet, møteprotokoll, 1999, sak 1-84" eller "Teknisk etat, Saksarkiv 142, 1995-1999".
- Utarbeid arkivliste over alle arkivstykker med innhold som skal til bortsetting.
- Sett bort avmerket og listeført materiale i sin helhet, også journaler og andre registre.
- Rydd samtidig opp i spesialarkivene ved bortsetting av uaktuelt materiale. Sett f.eks. bort personalmapper for personale som har sluttet.
- Gjenopptatte saker lånes ut fra bortsettings- eller fjernarkiv. Utlånte dokument settes tilbake etter bruk.
|
|