| I henhold til forskrift om offentlige arkiv – Arkivforskriften § 5 skal "organet ha ei ordning for klassifikasjon som omfattar alle dei saksområda organet har ansvar for".
|
Emnekoder Alstahaug kommune benytter K-koder som er en emnebasert arkivnøkkel tilpasset kommuneforvaltningen. Alle dokumenter som omhandler samme saksforhold, samles og arkiveres under aktuell arkivkode/emnekode i K-kodene. Emnekodene er fordelt på fellesklasser, tallkode 0 til 9 og fagklasser som er en kombinasjon av bokstav- og tallkode. Fellesklasser er numerisk inndelt 0-9, og er i all hovedsak reservert saksområder som er definert som egenforvaltning og driften av kommunen. Fagklasser omhandler utadrettede fagområder/samfunnsoppgavene. Objektkoder I enkelte sammenhenger vil det være mest hensiktsmessig å holde alt materiale om et spesielt objekt samlet, uavhengig av hvilke saksforhold dokumentene beskriver. Dette gjelder personalarkiv, elevarkiv, barnehagearkiv, bygningsarkiv, eiendomsarkiv, planarkiv, landbruksarkiv, næringsarkiv, klientarkiv og skattearkiv. I tillegg kommer objektarkiver til fagsystemene. Objektmappen inneholder flere saker og vedtak som angår det enkelte objekt. I det fysiske arkiv er mappene ordnet etter kjennetegn som identifiserer objektet. Personal-, elev-, barnehage-, nærings- og skattearkiv alfabetisk etter navn, bygnings-, eiendoms-, plan- og landbruksarkiv etter gårds- og bruksnummer.. Primær- og sekundærkoder I et emnebasert arkiv kan deler av dokumentasjonen være underoppdelt med fagklasse i tillegg til fellesklasse. Eksempelvis vedlikehold av kommunale bygg der fellesklasse 614 benyttes som primærkode med tillegg av en sekundærkode i form av fagkode som viser til et enkelt bygg. Sekundærkoden kan brukes til å presisere tydeligere hva en sak handler om mer enn hva kodene i felles- og fagklassene gjør. Sekundærkodene kan også sørge for sikrere søk på mange saksområder. |