|
Dagligarkiv, dvs. der de aktive sakene står, trenger ikke oppbevares i spesialrom for arkiv. Materialet skal gis vern mot vann og fuktighet, brann og skadelig varme, skadelig påvirkning fra klima og miljø, samt skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Bortsettingsarkiv med avsluttede saker skal normalt plasseres i spesialrom for arkiv, med strengere krav til brann- og innbruddsikkerhet, mv. Krav til arkivlokaler finnes i arkivforskriften kapittel IV. Arkivverket har gitt ut en veiledning, se relatert innhold. Brukerne av NAVs tjenester (publikum) skal ikke ha tilgang til arkivene eller til områder hvor saksmapper/sakspapirer ligger fremme. Dette betyr:
- Områder hvor saksmapper oppbevares skal være avlåst fra områder hvor publikum har adgang uten oppsyn.
- Hvis saksbehandler tar imot brukere på sitt kontor, må saksmapper som ligger der mens de er til behandling oppbevares i et låsbart skap.
- Skriver som brukes av saksbehandler må ikke stå i område hvor publikum oppholder seg.
Generelle sikkerhetskrav finnes i Felles sikkerhetsnormer for Arbeids- og velferdsforvaltningen av 11.04.07, se relatert innhold. Fra 01.06.2018 er sosialtjenesten i Sirdal kommune helelektroniske. Det produseres ikke mer i papirarkivet. |
|