|
For etatens administrative arkiver har NAV Drift og utvikling, Seksjon for arkiv og dokumentasjon, utøvende fagansvar. Den enkelte kommune har det fulle ansvar for arkiver som gjelder sosialtjenesten. NAV Fylkeskontorene lager arkivplan som gjelder for egen og alle underliggende enheter. Ansvaret for arkivholdet ved NAV-kontoret ligger hos lederen. Det daglige ansvaret kan delegeres. Dette ansvaret innebærer: §Sørge for at det finnes en oversikt for enhetens arkivmateriale, både i aktivt arkiv og i bortsettingsarkiv. Denne skal vise hvilke arkivserier som finnes ved kontoret, f.eks. fagsaker, administrative arkiv, rapporter, journaler, kopibøker, personalsaker, regnskapsmateriale, etc. Oversikten skal også vise hvor seriene er plassert fysisk. Kopi av denne skal sendes fylkesleddet og gå inn som en del av fylkets arkivplan. §Utarbeide skriftlige lokale arkivrutiner, se rutinemal under relatert innhold. Arbeidet kan påbegynnes med utgangspunkt i føringene i dette dokumentet. Ytterligere og mer detaljerte føringer vil komme i et senere skriv. Rutinene skal fortløpende holdes oppdatert. §Leder ved NAV-kontoret har ansvar for at saksbehandlerne har nødvendig kunnskap om etatens felles og lokale arkivrutiner. For spørsmål om implementering av rutinene, kontakt Anne Lise Aune, NAV Finnmark. Øvrige kontaktpersoner: Prosjektleder Øivind Kruse, Riksarkivet og Prosjektkoordinator Anne Therese Wengshoel, NAV Drift og uvikling Fra 01.06.2018 går all post i forbindelse med NAV til skanning i Sirdal kommunes Sentralarkiv |