|
PERSONALMAPPER I EPHORTE Personalmappene er elektroniske i ephorte (fra juni. 2007). Personalmapper på papir på aktive ansatte før juni 2007 arkiveres i fjernarkivet rådhuset og er skannet i Ephorte. Hvem skal ha en personalmappe? -alle fast ansatte, engasjerte i midlertidige stillinger. Hvordan opprette personalmappe? -registreres på fødselsdato uten punktum (141265) og tilgangskode P. Fødselsdato skjermes ved å sette på "hukk" i Unntatt-feltet. Saksansvarlig er enhetsleder/den ansattes nærmeste overordnede. NB. Merknadsfelt er ikke skjermet. Hva skal inn i en personalmappe? -innholdet i en personalmappe skal dokumentere tjenesteforholdet til den enkelte ansatte. Alle skjema/avtaler skal være undertegnet av begge parter. Alle e-poster som gjelder enkeltansatte skal også vurderes som arkivverdig. Det er innholdet i dokumentet som avgjør om det skal bruke tilgangskode P Hvem skal ha tilgang til dokumenter med tilgangskode P? -Rådmannen, kommunalsjefer, enhetsledere, enhetsledere på sin enhet/avdeling sekretærer/konsulenter som jobber med personalsaker, -ansatte på personalavdelingen -ansatte på arkivet Tilganger gis iht, til tilgangsskjema. TILGANGSKODE-P Undertegnet handlingsplan fra medarbeidersamtalen Arbeidsavklaring, tilpasset/tilrettelagt arbeid Arbeidsavtaler CV, søknad, attest, vitnemål og kursbevis Protokoller (ekstraordinære/særskilte forhandlinger) Oppfølging ved sykefravær Individuell oppfølgingsplan (IOP) Pensjonsmelding til SPK og KLP + brev fra SPK/KLP Vedtak og oppfølging fra Nav Akan sak/planer Egenerklæring ved tiltredelse pleie og omsorg Fødselspermisjoner Melding om yrkesskade til NAV/Forsikringsselskap Vedtak om omsorgslønn fra NAV Oppdragsavtaler E-post som gjelder enkeltansatt Tilretteleggingstilskudd enkeltpersoner Referat fra sluttintervju ved oppsigelse på ledernivå Personalmeldinger skrives i Ephorte ved å fylle ut malen, N-notat. Registreres på personalavdelingen v/Bjørg Tove Skeie. Skal ikke sendes på papir. ÅPEN Oppsigelse fra ansatt (avhengig av innhold, vurdere P) Ansiennitet og lønnsplassering Arbeidsvilkår, godtgjørelser, aviser, parkering, telefon osv (eks lederavtaler) Bierverv/annet arbeid, anbefalinger, vedtak Arbeidsbekreftelse og sluttattest Permisjonssøknad over 10 dager og anbefaling/innvilgelse/avslag fra leder Taushetserklæring Autorisasjoner og godkjenninger, minimum inn som en merknad Rekvisisjon databriller Egen mobilavtale Dispensasjon medikamenthåndtering Søknad og innvilgelse/avslag om videreutdanning Personalsaker blir ikke lagt ut på kommunens nettside. REGISTRERES I ANDRE SYSTEMER - Velferdspermisjoner inntil 10 dager skal ikke inn i Ephorte, men registreres i Ressursstyringssystemet (RS). Enhetsleder må ha oversikt at det ikke brukes mer enn 10 dager pr. 12 mnd. - Overføring av ferie skal i RS. Oversikt over ferie til gode fremgår av RS - Småskader og tilløp til ulykke registreres i Kvalitetslosen - Timelister og reiseregninger – Sendes lønningskontoret som registrerer i Agresso/RS - Egenmeldinger/sykemeldinger registreres i RS |