|
Arkivordningen i kommunen bygger på at postjournal og arkiv normalt blir delt i fireårigearkivperioder, jf. arkivforskriften § 3-12, første ledd. Arkivperioden samsvarer i hovedsak med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Alle arkivskapere skal følge denne periodiseringen. Det er laget egne instrukser for periodisering av edb-basert sak-/arkivsystem (jf. Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet) Periodisering av arkiv skal gjennomføres når en arkivperiode er avsluttet, og ellers når viktige arkivorganisatoriske endringer tilsier det, f.eks. ved skifte av arkivnøkkel. Møtebøkene periodiseres ved skarpe periodeskiller hvert 4. år. Når det gjelder objektarkivene, overføres hvert 4. år de uaktuelle eller avsluttede objektene (elever, ansatte, Gnr/Bnr etc.) til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. Periodiseringen har som formål å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv. Se arkivoversikten for nærmere informasjon om periodiseringsbestemmelser til hver enkelt arkivserie (jf. Arkivserier). |