|
Personmapper fra sensitive personarkiv skal som hovedregel avleveres 10 år etter siste kontakt med vedkommende person. Når en slik avlevering skjer til IKAVA, er det å regne som fjernarkivering (depotordning) under særlig trygge forhold. Deponert arkivmateriale av denne typen er fremdeles underlagt kommunenes disposisjonsrett. Deponering skal normalt gjennomføres hvert fjerde år, vanligvis ett år etter utgangen av den kommunale arkivperioden. Formålet med deponeringen er å sikre at informasjon med potensiell rettslig verdi blir tatt vare på, og samtidig skjerme den registrerte mot ulovlig administrativ gjenbruk. Følgende typer personopplysninger deponers i IKAVA:
- sosialklientarkiv (klientarkiv til sosialkontorer)
- klientarkiv etter barnevernsloven,
- arkiv over barn i barnehager
- elevarkiv/elevmapper til skoler, skoleetater eller PPT.
Andre spesielt sensitive personarkiv kan også tas inn for oppbevaring etter IKAVAs egen vurdering. Mandal kommune har bestemt at IKAVAs tilbud om deponering skal benyttes av samtlige enheter, kontorer eller institusjoner som har slike personarkiv som tilbudet omfattes av. Kravene om avlevering til depot gjelder også for elektroniske fagsystemer. Arkivverdige opplysninger som lagres elektronisk på denne måten kan ikke slettes før de er overført til et elektronisk depot som kan sikre informasjonen både for ettertiden og mot uvedkommende. |