|
Avleverende enhet (arkivskaperen) har tilgang til personmapper i avlevert personarkiv, og kan få kopi av av materialet dersom bruken er den samme som før deponering. Dersom personopplysninger skal benyttes til annet formål enn før deponering, må arkivskaperen søke Datatilsynet om særskilt tillatelse før tilbakeføring kan skje. En registrert person har med visse unntak (jf. Personoppl. § 23) rett til å få innsyn i hvilke opplysninger som behandles om seg selv. Dersom en tidligere klient eller elev ønsker partsinnsyn i personarkiver som er avlevert til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder, skal denne henvises til behandlingsansvarlig i avleverende kommune. Eventuelle avslag om innsyn blir primært et forhold som må avklares mellom vedkommende person, behandlingsansvarlig ved arkivskapende organ og Datatilsynet. Hvis personen innvilges innsyn, skal avleverende organ gi IKAVA tilstrekkelig opplysninger om den registrerte til at en rask gjenfinning av personmappen sikres.
- Alle personer som ønsker innsyn skal henvende seg direkte til kommunen (enten personlig, gjennom direktorat, advokat eller lignende) og ikke til IKAVA.
- Ved innsynsøknader som gjelder ett enkelt fagområde (for eksempel barnevern) sender IKAVA kopier av det historiske materialet til enheten som retter/videresender henvendelsen til IKAVA, enten det er sentralarkivet eller kommunens faginstans på området. Se for øvrig presisering nedenfor for interkommunale samarbeid.
- Ved innsynsøknader som gjelder flere saksområder (for eksempel både barnevern og skole) vil IKAVA sende eventuelle kopier av barnevernets og skolens historiske materiale til kommunens sentralarkiv, for videre fordeling av oppgaver og materiale internt i kommunen. Dette gjelder uavhengig av hvilken enhet i kommunen som retter henvendelsen til IKAVA. Denne ordningen har bakgrunn i at disse fagenhetene ikke har anledning til å lese hverandres historiske materiale.
Det er kommunens oppgave å vurdere riktigheten av å utlevere opplysninger fra det overleverte materialet, kommunen foretar såkalt ”tilrådelighetsvurdering” etter Forvaltningslovens § 19c. Stadig flere kommuner samarbeider om enkelte fagområder (for eksempel PPT, barnevern etc.) gjennom ulike interkommunale samarbeid. Slike samarbeidsorganer blir vurdert som alle de deltakende kommunenes faginstans på fagfeltet og at denne faginstansen derfor har rett til tilgang til avlevert materiale fra alle de deltakende kommunene for å vurdere innsynsøknader. Personsensitive arkiver i kommunen Under Arkivserier finnes oversikt over alle de personsensitive arkivene som kommunen har. I arkivoversikten finner man også nærmere opplysninger om arkivrutinene knyttet til hvert enkelt register. |