|
Reglene er utarbeidet for kommunens arkivdepot og bortsettingsarkiv Sentralarkivet Ansatte i Sentralarkivet har tilgang til alle arkivene i kommunen. Dagligarkiv/fagarkiv Arkivpersonell har tilgang. Bortsettingsarkiv - rådhuset Arkivpersonell har tilgang. Dør holdes låst permanent. Nøkkel fås i Sentralarkivet. Bortsettingsarkiv - enhetene Arkivpersonell har tilgang. Dør holdes låst permanent. Nøkkel fås hos arkivpersonell. Dersom kunde ønsker å se en saksmappe (papir): Arkivpersonell henter mappa i arkivet og fjerner eventuelle dokumenter som er unntatt offentlighet. Kunden kan selv bla gjennom mappa dersom han ønsker det. Kunden informeres om at :
- Dokumenter i mappa ligger etter dato og må ikke ”stokkes om”.
- Dokumenter i mappa må ikke fjernes.
- Dokumenter fra mappa kan kopieres.
Arkivpersonell legger mappa tilbake på plass i arkivet. Dersom kunde ønsker å se en saksmappe (elektronisk): Det tas utskrift fra elektronisk mappe enten hele eller dokumenter som er aktuell. Dokumenter med personopplysningen må ikke sendes på epost. |