Journalføring av tekstmeldinger

Formål: Denne rutinen skal sørge for at tekstmeldinger som har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling blir journalført på rett sak i ESA.

Ansvar: Alle saksbehandlere har ansvaret for at denne rutinen følges. 

Hvorfor skal tekstmeldinger journalføres?

En tekstmelding kan være et saksdokument for organet, jfr. definisjonen i Offentleglova § 4. Dersom tekstmeldingen har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling skal tekstmeldingen journalføres. Tekstmeldinger som mottas skal behandles som all annen post dersom de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen og skal dokumenteres.

Hvordan gå fram for å journalføre tekstmeldinger?

1. Dersom du mottar en tekstmelding på din mobiltelefon som inneholder opplysninger som har verdi som dokumentasjon og som inngår i saksbehandlingen, kan du videresende den til telefonnummer 948 70 670.
2. Dette telefonnummeret videresender automatisk tekstmeldingen til post@alstahaug.kommune.no.
3. Før du videresender tekstmeldingen kan du ev. redigere meldingen med å legge til saksnummer og lignende og navn på opprinnelig avsender.
4. Hvis du ikke redigerer tekstmeldingen før du videresender den, må du sende en e-post til postmottaket der du informerer om hvilken sak tekstmeldingen skal journalføres i. 
5. Arkivet importerer e-posten med tekstmeldingens innhold til rett sak i ESA.
6. Dersom tekstmeldingen inneholder taushetsbelagte opplysninger bør teksten skrives inn i et x-notat (internt notat) i ESA. Det er da viktig å gjengi meldingen helt ordrett, og navn på avsender, dato og klokkeslett for når meldingen er mottatt må skrives inn i notatet.