Avlevering av eldre og avsluttet arkiv

Avleveringsplikt

Alle arkivskapere i Balsfjord kommune skal i tråd med arkivplanens bestemmelser avlevere eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot etter arkivdepoets retningslinjer. Med eldre og avsluttet arkiv menes det arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk eller materiale etter arkivskapere som er lagt ned eller avviklet.

Framgangsmåte

Papirbasert arkivmateriale

Tidspunkt for avlevering

 Eldre arkiv skal avleveres 25- 30 år etter at materialet oppsto. Avsluttet arkiv skal avleveres straks dersom det tilhører en nedlagt virksomhet eller styre, råd og utvalg i kommunen.

Organisering av arbeidet

 Det anbefales at arkivmaterialet avleveres samlet hvert 4. år. Arbeidet organiseres av kommunens arkivleder (Fagleder arkiv), som sammen med arkivdepotet (Arkiv Troms) vil veilede arkivskaperne i dette arbeidet.

 Avleverende instans (arkivskaper/kommunen) skal alltid ta kontakt med arkivdepot i god tid før avlevering for å forsikre seg om at de har kapasitet til å ta imot materialet på ønsket tidspunkt.

Klargjøring av materialet

• Arkiv som er fra tiden før 1980 skal ordnes og katalogiseres av Arkiv Troms. De enkelte arkivskaperne trenger derfor ikke gjennomgå hvert enkelt arkivstykke, men sørge for grovsortering og enkel listeføring.
• Grovsortering vil si å skille mellom ulike arkivskapere og ulike serier (møtebøker, kopibøker, postjournaler, saksarkiv).
• Det skal utarbeides lister over materialet som avleveres. Listen skal inneholde oversikt over alle arkivstykkene (arkivboks, protokoll, ringperm) med referanse til den pappesken de er pakket i.
• Alle pappeskene skal merkes med navn på kommunen og eventuelt arkivskaper, og nummereres fortløpende.
• Ett eksemplar av listen skal følge med avleveringen, ett eksemplar skal kommunen selv ta vare på.

• Arkiv fra tiden etter 1980 skal være ordnet og katalogisert av arkivskaper før avlevering.
• Det vil si at materialet skal være gjennomgått, identifisert og analysert med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, listeført på arkivstykke- og saknivå, og beskrevet i forhold til administrativ tilhørighet.
• Materialet skal være rengjort for smuss og støv, plastomslag, merkelapper med lim, binders, stifter og tape.
• Saksarkiv skal ligge i riktig rekkefølge i henhold til arkivstrukturen (arkivnøkkelen).
• Korrespondanse og dokumenter skal være lagt i syrefrie omslag som merkes med innhold og ytterår, og plasseres i arkivbokser i egnet format (A4 eller folio). Boksene skal ikke være for fulle.
• Møtebøker, kopibøker og andre registre skal være innbundet i henhold til de krav som stilles.
• Møtebøker som inneholder referater som er limt inn skal være kopiert, og begge eksemplarene skal avleveres.
• Materialet skal være etikkettert. Etiketten skal gi informasjon om kommune, arkivskaper, arkivserie, innhold, ytterår og løpenummer.
• Avleveringslisten skal gi fortløpene oversikt over materialet. Den enkelte arkivskaper skal listeføres og beskrives for seg
• Hvis deler av materialet er unntatt fra offentlighet skal dette framgå av listen.

Transport

• Materialet stables i rekkefølge inn i bilen.
• Materialet skal være stablet og sikret på en slik måte at materialet ikke skades. Alt skal være pakket i esker. Arkivstykkene skal under ingen omstendighet ligge løst i bilen.
• Materialet skal fraktes sikkert i lukket bil til Arkiv Troms' lokaler i Tromsø.
• Ved avlevering av store volum bør bilen ha lift.
• Bilen skal ikke forlates underveis til Tromsø. Vi anbefaler derfor at minst to personer deltar i transporten.
• Kommunen dekker alle kostnader ved transport.

Elektronisk arkivmateriale

Tidspunkt for avlevering

 Elektronisk arkivmateriale skal deponeres eller avleveres ved periodisering (hvert 4. år) eller ved avslutning av arkivdatabaser (umiddelbart).

Organisering av arbeidet

 Arkivleder skal ta initiativ til å gjennomføre avleveringen, og har ansvar for å involvere systemansvarlig og IKT-sjef. Arkivleder tar også kontakt med arkivdepot (Arkiv Troms) i god tid før overføring skal finne sted.

Klargjøring av materialet

 Arkiv Troms' retningslinger for avlevering av elektronisk materiale, og den framgangsmåte for produksjon av uttrekk og avlevering som er beskrevet i dokumentene Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms og Framgangsmåte for klargjøring og avlevering av elektronisk arkivmateriale til arkivdepot - supplerende bestemmelser for kommuner tilknyttet IKAT, skal følges. Oppdaterte versjoner av disse publiseres på Arkiv Troms' nettsider.

Forsendelse

 Uttrekk som er lagret på godkjent medium skal overleveres direkte til en av Arkiv Troms' ansatte eller sendes rekommandert. Ved rekommandert sending vil avsender være formelt ansvarlig for materialet fram til Arkiv Troms har signert for mottaket. Kommunen dekker alle kostnader ved personlig overlevering eller forsendelse.