Hva skal avleveres? I tråd med arkivplanens bestemmelser skal følgende kommunale personregistre avleveres til Arkiv Troms:
- Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester
- Barnevernarkiv (barnevernmapper) etter lov om barneverntjenester
- Elevarkiv (elevmapper) fra forvaltningsenheten og grunnskolene
- Arkiv vedrørende barn i barnehage (ekstra tiltak/støtte) fra barnehageadministrasjonen og barnehagene
- Klientarkiv (klientmapper) fra PPT
- Klientarkiv fra flyktningekontor
- Brukerarkiv (pleie- og omsorgsmapper) fra pleie- og omsorgssektor
- Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten
Tidspunkt for avlevering Barnehagemateriale skal avleveres 5 år etter siste kontakt (siste innføring), øvrig materiale skal overføres 10 år etter siste kontakt (siste innføring).
Første avlevering - listeføring og pakking Materialet skal være listeført og lagt i arkivbokser. Det skal være en liste per arkivboks, og listen skal inneholde følgende opplysninger:
- Navn
- Fødselsdato/år
- Personnummer (hvis det er registrert)
- Arkivperiode (opprettet/avsluttet)
- Antall mapper i arkivboksen
Kopi av listen legges sammen med mappene i arkivboksen. Samleliste over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks overleveres Arkiv Troms sammen med et følgeskriv. Avleverende instans må sørge for å ha kopi av alle arkivlistene. Disse må oppbevares i låst arkivskap. De enkelte arkivboksene skal være fortløpende nummerert med henvisning til avleveringsliste og ha opplysninger om:
- Navnet til kommunen
- Navnet til arkivskaperen (etat/avdeling)
- Innhold (klientarkiv, elevarkiv, brukerarkiv)
- Hvilket tidsrom materialet omfatter (for eksempel utgått 1998-2001)
- Hvordan mappene er ordnet (f.eks. A til E eller født 01.01.-31.03. osv)
Eksempel på arkivliste og etikett.doc 0 B Hos noen arkivskapere finnes det såkalte morsarkiv. Det vil si at arkivskaper har tatt ut mappene på personer som har avgått med døden, og opprettet et eget arkiv for disse. Dette forekommer ofte hos arkivskapere innen helse/pleie- og omsorgssektoren. Er det morsmapper skal det stå MORS, hvilke år arkivet omfatter, og hvordan det er ordnet. I de tilfeller hvor arkivskaper ikke har opprettet et eget arkiv for morsmapper skal dette ikke gjøres. La mappene stå i sin opprinnelige sammenheng, men marker at de er avsluttet. Alle arkivbokser skal pakkes i pappesker som merkes med kommune, arkivskaper og hvilke løpenumre som ligger i esken.
Andre avlevering - behandling av tilvekst Det er viktig å huske på fortløpende nummerering. Ved første avlevering til depot skal boksene nummereres fortløpende - 1, 2, 3 osv. Når samme arkivskaper etter en tid ønsker å foreta ny avlevering skal den forløpende nummereringen fortsette. Hvis første avlevering omfatter 6 arkivbokser nummerert fra 1 til og med 6, skal neste avlevering starte med boks 7.
Frakt og ansvar Arkivskaper (avleverende instans) sørger for å få fraktet materialet til Arkiv Troms under sikre forhold. I små kommuner anbefaler vi at flere arkivskapere går sammen om frakten. Frakt eller forsendelse skal skje på sikrest mulig måte. Personregistrene skal for eksempel ikke fraktes på åpen tilhenger. Materialet skal helst leveres av kommunen selv, men kan også sendes med fraktselskap eller i posten (rekommandert). Rekommandert forsendelse er bare å anbefale hvis det er svært lite materiale i forsendelsen. Dere bør vurdere om en person som representerer behandlingsansvarlig bør følge med hvis materialet sendes med fraktselskap. Arkivmaterialets sikkerhet er den registeransvarliges ansvar helt til Arkiv Troms har materialet i hende. Se forøvrig veiledning for avlevering av personregister på Arkiv Troms sine nettsider.
Etter avlevering Kvittering for mottatt arkivmateriale fås fra Arkiv Troms. Materialet blir plassert i Arkiv Troms' depot under sikre forhold. Arkivmaterialet (mappene) skal registreres inn i et databaseregister, men framfinning skal også kunne baseres på avleveringslistene. Det er derfor viktig at disse har med de opplysningene som det ble vist til ovenfor. |