- Alle utgående brev og andre saksdokument som er produsert internt, skal registreres i sak-/arkivsystemet før det sendes ut.
- Brev, saksdokument, e-post og telefaks fra kommunen skal sendes som offentlig dokument, og inneholde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjennetegn.
- Kommunens standard brevmal skal benyttes i ePhorte ved utgående post.
- Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal ikke sendes som e-post uten at de er kryptert eller passordbeskyttet.
- Saksbehandler/leder kan registrere utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak samt avskrive inngående brev som er besvart.
- Når saksbehandler er ferdig med et dokument skal journalstatus være F (ferdig).
- Ferdige dokument (JP ferdig) kontrolleres og journalføres av arkivet.
|
|