Fordeling, gjennomgang og saksbehandling

Fordeling og gjennomgang

• Ved registrering, utført av arkivpersonale (som er ansvarlig for at rette opplysninger er påført), kommer posten opp på saksbehandlerens restanseliste i ePhorte.
• Saksbehandler skal se om saken har fått riktig saksbehandler, og om riktig offentlighetsvurdering er gjennomført. Hvis ikke, må de straks gi beskjed til postmottaket om dette for korrigering. Hvis det er tvil om hvem som er saksbehandler, kan arkivpersonale legge dette til enhetsleder som igjen videreformidler til rette vedkommende.
• Originaldokumenter som ikke er skannet (for eksempel kontrakter, vedlegg som ikke er skannet på grunn av størrelse eller omfang), fordeles til saksbehandler etter at registreringen er gjennomført. Det skal opprettes merknad på saksmappe/journalpost når eventuelle dokumenter ikke blir skannet. Denne merknaden skal inneholde opplysninger om hvor dokumentet befinner seg.
• Etter skanning oppbevares dokumentene i mapper merket dagens dato i nærarkivet. Disse oppbevares i 6 mnd før makulering kan finne sted.
• Originale saksdokumenter (fra papirarkiv/fjernarkiv), skal ikke oppbevares hos en saksbehandler i mer enn 4 uker. Ved lengre tids bruk tar man kopi av forsiden og returnerer originaldokumentene til arkivet.

Saksbehandling

• All skriftlig saksbehandling skal utføres i kommunens sak-/arkivsystem, såfremt man har tilgang til dette.
• Det er ikke lovlig å skrive brev i MS Word, og sende det ut på kommunens vegne uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven.

Ferdigstille og journalføre post

• Ferdigstilte utgående brev skal ikke holdes åpne for redigering etter at de er sendt ut, men låses (ferdigstilles og journalføres) selv om saken ikke er avsluttet. Dette fordi det vanskeliggjør periodisering hvis et dokument får feil avslutningsdato.
• Når tekstdokumentet er ferdigskrevet, må en bekrefte ferdigstillingen når en lukker filen i programmet hvor en har opprettet tekstdokumentet.
• Journalposten settes i status F (ferdig). Dette er et signal til arkivtjenesten om at saksbehandler har ferdigstilt saksdokumentet til mottaker og at det kan journalføres.
• Med journalføring menes i dette henseende at arkivtjenesten kontroller dine registreringer og setter journalstatus til ”J” for journalført. Når journalstatus settes til J, er journalposten klar for publisering i den offentlige journalen.
• Saksbehandlerne sender selv ut post fysisk og markerer det som ferdig.
• Ansatte ved servicekontoret journalfører disse og de legges ut i den offentlige postlisten på kommunens hjemmeside.

Bruk av e-post

I Balsfjord kommune har alle saksbehandlere tilgang, og anledning, til å bruke e-post som hjelpemiddel i saksbehandlingen. Dette skjer under forutsetning av at reglene som er fastsatt i Retningslinjer for bruk av e-post, plassert under lokalt regelverk i arkivplanen, samt sikkerhetsrutiner fastsatt av IKT-sjef, blir fulgt.

Sentralt i retningslinjene står kravet om at:

 1. Alle e-poster i postmottaket (postmottak@balsfjord.kommune.no) skal åpnes av arkivtjenesten. Oppgaven er en del av de daglige gjøremål. Se postmottak.
 2. All e-post og eventuelle vedlegg som inngår i, eller har betydning for, saksbehandlingen skal registreres i postjournalen og arkiveres som en del av saken. Dette gjøres ved å videresende mailen til arkivtjenesten.
 3. All dokumentasjon i en sak skal kunne underlegges kontroll. Alle saksbehandlere har derfor et selvstendig ansvar for å produsere fullverdig dokumentasjon som del av sin saksbehandling. Denne dokumentasjonen skal være åpen for offentlig innsyn og/eller partsinnsyn.
 4. Utsending av dokumenter via e-post fra saksbehandler skal betraktes som kopi, og saksbehandler er pliktig til å benytte mailfunksjonen i ePhorte. Original sendes til adressat etterpå.
 5. Ingen som opptrer på vegne av kommunen skal sende, eller oppfordre til oversendelse, av sensitive personopplysninger uten at disse er krypterte, og alle sikkerhetsrutiner fastsatt av IT-ansvarlig skal følges.