- Utlån av saksdokument fra dagligarkiv og bortsettingsarkiv skal alltid gå gjennom arkivtjenesten, som på forespørsel fra saksbehandler finner fram aktuelle saker.
- Utlån registreres i egen sak i ePhorte for utlån, ved bruk av internt N-notat med restanse til seg selv. Når mappa leveres tilbake kan man avskrive notatet.
Eldre rutine
- Utlån skal registreres på utlånskort som plasseres på den utlånte mappens plass i det fysiske arkivet.
- På utlånskortet registreres lånetakers navn, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhold.
- Kun hele saksmapper skal lånes ut, aldri enkeltdokumenter.
- Utlånte mapper fra bortsettingsarkiver skal ligge i spesielle omslag for å unngå sammenblanding av aktive og avsluttete saker.
- Utlånstiden er normalt 4 uker. Dersom saksbehandlingstiden krever at utlånet blir forlenget må arkivtjenesten få melding om dette.
- Det er arkivtjenestens ansvar å påse at utlånte saksmapper blir returnert innen fristen.
- Utlånt materiale er saksbehandlerens ansvar til det er avskrevet. Låneren må se til at ingen dokumenter blir fjernet, at ordningen i mappa blir holdt ved like, og at nye dokumenter ikke blir lagt til.
- Når utlånt materiale blir returnert skal arkivtjenesten avskrive utlånet. Returdato påføres utlånskortet og mappen settes tilbake på dens respektive plass i arkivet.
|
|