- Når posten kommer inn skal den skannes i saksbehandlersystemet ePhorte. Dette gjelder for øvrig ikke arkivuverdig post eller post til fagsystemene (også unntak for større innbundne kontrakter).
- Framgangsmåte for bunkeskanning fra leverandøren skal følges.
- Post som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skannes ikke.
-
Når arkivtjenesten registrer den innkomne posten i arkivsystemet, kontrolleres følgende:
a) at alle mottatte dokument er skannet og arkivert
b) at alle sider er kommet med i hvert dokument
c) at skanningen er kvalitetsmessig god nok
d) at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
- Ved fullelektronisk arkiv skal man dagen etter at dokumentene er skannet og arkivert elektronisk, kontrollere at back-up er utført og godkjent. Skannet post legges i postmappe som oppbevares i arkivskap inne på hvelvet i ekspedisjonen. Årlig gjennomgang for å sortere ut det som kan makuleres.
|
|