- Arkivtjenesten er ansvarlig for stempling og registrering av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til sak. Er dokumentet det første i en sak skal arkivet opprette saken. Stempling av dokumenter faller bort ved elektronisk journal.
- Journalposten skal ha opplysninger om arkivskapers navn, journalføringsdato, løpenummer, saksnummer, arkivkode, saksbehandler og gradering.
- Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller registreres.
- ePhorthe skal benyttes til journalføring og saksbehandling. Dokumentopplysninger som skal registreres er:
-
- journaldato
- gradering (dersom unntak fra offentligheten er nødvendig)
- dokumentstatus
- administrativ enhet
- dokumenttype
- dokumentdato
- arkivkode
- innhold
- avsender
- evt. intern mottaker
- Påføring av arkivkode skal gjøres av arkivtjenesten. I tvilstilfeller bør dette skje i samråd med saksbehandler.
- Hvis det er uklart om hvem som skal være saksbehandler, brukes lederen på enheten som saksbehandler. Denne lederen har ansvar for å få påført riktig saksbehandler, hvis ikke lederen selv skal være det.
- Hastesaker stemples og registreres først, og går så til fordeling.
- Dokument unntatt offentlighet skal registreres i brevjournalen med henvising til lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Det er arkivtjenesten som skal komme med forslag til gradering og hjemmel for graderingen, men det er ledelsen som er ansvarlig for å utføre offentlighetsvurdering.
- Inngående post som kommer i mange eksemplar (kopi til flere adressater), skannes en gang og legger til kopimottakere i ephorte.
- Post for saksbehandling, adressert til ordfører, skal registreres til saksbehandler - ordføreren får en kopi. Post adressert til rådmannen skal som hovedregel registreres til rådmannen. Skal denne posten saksbehandles av andre, skal den registreres til saksbehandleren, mens rådmannen får kopi.
- Post til fagsystemene skal registreres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene.
- Generell inngående post til barnevernet, som ikke er klientrettet og skal registreres i Familia, skal føres på lik linje med annen post i ePhorte.
- Plansaker, byggesaker, delingssaker og ansettelsesaker har spesielle momenter man må huske på ved registrering i ePhorte. Se brukerveiledning for riktig journalføring.
- Når alle journalopplysninger er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J (journalført av arkivet).
- Post til Nav (sosiale saker), barnevern, legekontor og psykiatri legges uåpnet i deres respektive mapper. Hvis det er post som skal registreres i ePhorte, kommer de til postmottak med dette.
|
|