Instruks om avlevering av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot

Valg av depotordning

Balsfjord kommune har med hjemmel i arkivforskriftens § 18 og selskapsavtalens § 4, pkt. 3, valgt å bruke Arkiv Troms som arkivdepot for eldre og avsluttet papirarkiv fram til 1980.

Avleveringsplikt

Alle arkivskapere i Balsfjord kommune skal avlevere eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. arkivforskriftens § 19. Med eldre og avsluttet arkiv menes det arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk eller materiale etter arkivskapere; styrer, råd og utvalg, kommunale selskap o.l. som er avviklet.

Personregistermateriale (regulert av personopplysningsloven) skal deponeres i tråd med annen avtale og ordning, men skal også avleveres til Arkiv Troms 10 år etter siste kontakt (5 år for barnehagemapper).

Tidspunkt

Tidspunkt for avlevering av eldre arkiv er 25 -30 år etter at materialet oppsto.

Avsluttet arkiv skal arkivskaperen avlevere straks dersom enheten blir nedlagt, og ansvaret for saksområdet ikke overføres til annen enhet eller virksomhet innen kommunens administrasjon.

Elektronisk materiale skal deponeres/avleveres ved periodisering eller avslutning av arkivdatabaser.

Arkivmaterialet skal avleveres samlet fra hele administrasjonen hvert 4. år.

Klargjøring og listeføring

Arkiv som skal avleveres skal være behandlet i samsvar med arkivforskriftens § 20, enten av kommunen selv eller av Arkiv Troms.

Før avlevering skal det utarbeides lister over materialet som avleveres. Listen skal inneholde oversikt over alle arkivstykker med referanse til eske. Ett eksemplar av listen skal følge med avleveringen, ett eksemplar skal avleverende instans ta vare på.

En nærmere beskrivelse av rutinene for avlevering til arkivdepot finnes under periodiske arkivrutiner i arkivplanen.

Overføring av ansvar

Ved avlevering blir det løpende, administrative ansvaret for avlevert materiale overført fra arkivskaper til rådmannen og Arkiv Troms. Depotavtalen som inngås beskriver en arbeidsdeling mellom kommunen og Arkiv Troms for arbeidet med eldre og avsluttet arkiv. Det løpende ansvar for arkivene overføres til arkivdepotet ved avlevering av materialet, men kommunens ledelse beholder det overordnete ansvar for bevilgninger og sikkerhet.

I Balsfjord kommune tillegges arkivleder oppgaven med å håndtere tilbakelån av arkivmateriale for bruk i egen forvaltning og/eller av publikum, og med å støtte Arkiv Troms i formidlingsarbeidet.