Instruks om avlevering av sensitive personregistre

Hjemmel for ordningen

Balsfjord kommune - med hjemmel i personopplysingsloven §§ 11, 15 og 28 - har inngått avtale om avlevering/deponering av en rekke sensitive kommunale personregistre, som har gått ut av bruk, til Arkiv Troms. Bakgrunnen for denne avtalen finnes i personvernlovgivningen, som kommunen ønsker å etterleve på best mulig måte.

Materiale som skal avleveres

I henhold til avtalen skal følgende personregistre avleveres:

Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester
Barnevernarkiv (barnevernmapper) etter lov om barneverntjenester
Elevarkiv (elevmapper) fra forvaltningsenheten og grunnskolene
Arkiv vedrørende barn i barnehage (ekstra tiltak/støtte) fra barnehageadministrasjonen og barnehagene
Klientarkiv (klientmapper) fra PPT
Klientarkiv fra flyktningekontor
Brukerarkiv (pleie- og omsorgsmapper) fra pleie- og omsorgssektor
Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten

Tidspunkt for avlevering

Materialet skal overføres 10 år etter siste kontakt (siste innføring). Dette gjelder alle typer registre unntatt arkiv vedrørende barn i barnehage der regelen er 5 år etter siste kontakt.

Arkivskapers forpliktelser

Alle som skal avlevere personregistre skal før overføring sørge for å:

ta kontakt med IKAT for å avtale tidspunkt for avlevering og mottak
gjennomgå materialet med tanke på arkivbegrensing og kassasjon
listeføre materialet (navn og fødselsdato på personene)
pakke materialet for forsvarlig forsendelse etter nærmere instruksjoner gitt av IKAT

Flere opplysninger om hvordan du går fram for å få avlevert personregistermateriale finnes under periodiske arkivrutiner i arkivplanen og på Arkiv Troms' nettsider.

Arkiv Troms' forpliktelser

Arkiv Troms forplikter seg til å: